Vòng đời dự án là một chuỗi các hoạt động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Các dự án có thể có các kích thước và mức độ khó khăn khác nhau, bất kể quy mô: lớn hay nhỏ, tất cả các dự án đều có thể được ánh xạ theo cấu trúc vòng đời nhất định. Vòng đời này của dự án bao gồm bốn giai đoạn:
Trước tiên, chúng tôi sẽ xem xét Giai đoạn bắt đầu dự án.
Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Mục đích của giai đoạn bắt đầu dự án là xác định những gì dự án sẽ đạt được.
Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính:
Tất cả các thông tin liên quan đến dự án được nhập vào Điều lệ dự án và Sổ đăng ký các bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được ủy quyền.
Điều lệ dự án xác định các yếu tố chính của dự án như:
Tài liệu này cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức vì lợi ích của dự án. Để tạo ra một điều lệ dự án, các yếu tố đầu vào cần có sẽ là yếu tố môi trường doanh nghiệp, trường hợp kinh doanh, các thỏa thuận, bản tuyên bố dự án về công việc và tài sản quy trình tổ chức.
Một bên liên quan có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của dự án. Để ghi lại thông tin về bên liên quan, một sổ đăng ký bên liên quan được sử dụng.
Sổ đăng ký các bên liên quan sẽ có thông tin như:
Các hoạt động khác liên quan đến nhóm quá trình khởi tạo là:
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án được sử dụng làm đầu vào cho các nhóm phát triển khác như nhóm quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn Lập kế hoạch dự án bao gồm khoảng 50% của toàn bộ quá trình. Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi của dự án cũng như mục tiêu của dự án. Nó bắt đầu với các đầu ra của giai đoạn bắt đầu (điều lệ, tuyên bố phạm vi sơ bộ và người quản lý dự án). Đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò là đầu vào cho giai đoạn thực hiện.
Các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch là:
Đối với bất kỳ dự án thành công nào, WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là rất quan trọng. Sau đây là các bước để tạo WBS.
Lập kế hoạch lịch biểu là quá trình thiết lập thủ tục, chính sách và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Các yếu tố đầu vào trong các hoạt động này bao gồm:
Đầu ra của lập kế hoạch quản lý lịch biểu bao gồm:
Xác định các hoạt động là thủ tục ghi lại và xác định các hành động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các sản phẩm.
Trong khi xác định các hoạt động, mỗi gói công việc được chia thành các hoạt động lịch biểu riêng lẻ. Đầu vào của các hoạt động xác định bao gồm:
Trong khi đầu ra của các hoạt động này là:
Trình tự các hoạt động là việc tổ chức hợp lý đầu ra của "xác định các hoạt động". Nó xác định thứ tự mà các hoạt động cần được thực hiện.
Đầu ra chính từ quá trình hoạt động trình tự là "Sơ đồ mạng".
Sơ đồ mạng là việc đăng nhiệm vụ lên bảng theo thứ tự hợp lý.
Ví dụ, bạn muốn bắt đầu kinh doanh ở nước ngoài, danh sách các hoạt động của bạn sẽ như thế nào và trình tự cần thực hiện là gì?
Bạn sẽ thực hiện các hoạt động theo thứ tự này:
Giai đoạn này giải thích quá trình ước tính nỗ lực làm việc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Yếu tố khác phải được xem xét trong giai đoạn này là sự sẵn có của các nguồn lực.
Trong khi ước tính các nguồn lực, nên tập trung vào con đường dài nhất của kế hoạch (Con đường quan trọng), sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn.
Bạn phải ước tính tài nguyên cho hai nhiệm vụ
Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng của bạn được ước tính chính xác (thời gian hoàn thành).
Có năm đầu vào được sử dụng để ước tính các nguồn lực hoạt động:
Đầu ra của giai đoạn này là:
LƯU Ý: Tất cả các hoạt động được thực hiện cho đến nay (xác định các hoạt động + trình tự các hoạt động + Ước tính các nguồn lực của hoạt động) sẽ giúp ích trong "Lập lịch biểu".
Ước tính thời lượng hoạt động là quá trình ước tính khoảng thời gian làm việc (tuần / tháng) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cá nhân với các nguồn lực ước tính. Bước này xác định thời gian hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ.
Bạn không thể tính toán thời lượng hoạt động mà không tính toán nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quá trình ước tính nên được thực hiện theo thứ tự này:
Để ước tính thời lượng hoạt động, bạn cần đầu vào:
Trong khi có hai đầu ra chính:
Kỹ thuật này còn được gọi là ước lượng PERT (Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Dự án - Project Evaluation and Review Techniques).
Xây dựng lịch biểu là quá trình phân tích trình tự các hoạt động, yêu cầu tài nguyên, thời lượng và các ràng buộc về lịch biểu để tạo ra mô hình lịch biểu của dự án. Để lập lịch cho từng nhiệm vụ, ba yếu tố chính được xem xét
Dự án sử dụng các yếu tố này sẽ tính toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
Một phần mềm lập lịch có thể được sử dụng để tạo một lịch biểu. Nó tạo ra một mô hình lịch biểu với các ngày đã lên kế hoạch để hoàn thành các hoạt động của dự án.
Đầu vào của công cụ này bao gồm:
Đầu ra từ điều này sẽ là
Giai đoạn cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch là kiểm soát lịch biểu. Đây là quá trình theo dõi trạng thái của các hoạt động dự án để cập nhật quy trình dự án và quản lý các thay đổi đối với đường cơ sở lịch biểu.
Nếu các thay đổi được yêu cầu đối với lịch biểu, chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi. Lịch biểu cần được quản lý hoặc kiểm soát bởi người quản lý một cách chủ động.
Có bốn đầu ra chính của quy trình lập lịch kiểm soát:
Có năm đầu ra của lịch trình kiểm soát:
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Quá trình này liên quan đến việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, phối hợp với con người và nguồn lực, cũng như thực hiện các hoạt động khác liên quan đến các sản phẩm dự án.
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Giai đoạn này tiêu tốn hầu hết chi phí, thời gian và nguồn lực của dự án vì đây là quá trình tạo ra các sản phẩm dự án.
Có bốn đầu vào để Quản lý Thực thi Dự án
Trong khi có năm đầu ra:
Trong giai đoạn này, đánh giá của chuyên gia, các cuộc họp và báo cáo KPI (Các Chỉ số Hiệu suất Chính - Key Performance Indicators) là quan trọng hàng đầu.
Thực hiện đảm bảo chất lượng là quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm soát chất lượng. Đây là quá trình ghi lại và theo dõi kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá hoạt động. Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ kiểm soát, phân tích chi phí - lợi ích, lưu lượng, biểu đồ thực thi, biểu đồ phân tán, kiểm tra và đánh giá, v.v. cho quá trình này.
Đầu vào chính cho việc này là:
Trong khi, đầu ra của điều này là
Trong giai đoạn thực hiện, việc tiếp thu nhóm dự án diễn ra, điều này là do có nhiều khả năng sẽ yêu cầu các cá nhân có bộ kỹ năng khác nhau trong quá trình này.
Có ba đầu vào chính để có được nhóm dự án:
Trong khi có ba đầu ra:
Phần lớn các quy trình nhân sự liên quan đến quá trình thực thi, phát triển nhóm dự án cũng là một phần của nó. Mục đích chính của việc phát triển nhóm dự án là cải thiện hiệu suất tổng thể của các thành viên trong nhóm. Giai đoạn này phải bắt đầu sớm trong dự án.
Các yếu tố đầu vào trong nhóm phát triển dự án bao gồm:
Đầu ra của quá trình này bao gồm:
Quản lý nhóm dự án là một trong những phần quan trọng của quản lý dự án. Đây là lĩnh vực phức tạp nhất của quản lý dự án vì nhiều khi các nhà quản lý sẽ không tiếp xúc trực tiếp với các thành viên trong nhóm, trong tình huống đó, việc phân tích hiệu suất của họ và quyết định mức thù lao trở nên khó khăn.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình của nhóm dự án:
Có bốn đầu ra chính:
Trong số ba thuộc tính giao tiếp, một thuộc tính nằm trong quá trình thực thi. Trong chương trình quản lý giao tiếp, có ba khía cạnh giao tiếp chính cần theo dõi.
Đầu vào của việc quản lý thông tin liên lạc bao gồm:
Đầu ra của giai đoạn này sẽ là:
Trong giai đoạn này, có hai vai trò chính tham gia là người mua và người bán. Trong quá trình mua sắm, các hoạt động liên quan là:
Đầu ra của quá trình mua sắm bao gồm:
Trong khi, bạn sẽ có sáu đầu ra:
Giai đoạn này bao gồm chủ động quản lý các bên liên quan trong suốt dự án. Để tránh dự án bị trì hoãn bất ngờ hoặc bỏ dở dự án giữa chừng, kỳ vọng của các bên liên quan được xác định và nhanh chóng giải quyết.
Có năm đầu vào để quản lý quy trình của các bên liên quan:
Đầu ra của quá trình này bao gồm:
Đánh giá giai đoạn dự án
Vào cuối giai đoạn thực hiện, việc xem xét giai đoạn dự án được thực hiện. Nó giúp bạn ghi lại các hoạt động sau:
Sau giai đoạn thực hiện, để kiểm tra dự án đang đi đúng hướng, giai đoạn giám sát và kiểm soát sẽ hoạt động. Trong giai đoạn này, các thay đổi và đánh giá khác nhau để nâng cao hiệu suất dự án được thực hiện.
Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi, xem xét và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu của dự án. Nó cũng đảm bảo rằng các sản phẩm được phân phối theo kế hoạch quản lý dự án. Trọng tâm chính của bước này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa thích hợp.
Các yếu tố đầu vào cho giai đoạn này bao gồm:
Trong khi đầu ra bao gồm:
Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Trong giai đoạn này, tác động của bất kỳ thay đổi nào được đánh giá đối với dự án. Nếu thay đổi trong giai đoạn này xảy ra ở bất kỳ phần nào của dự án, thì toàn bộ dự án sẽ được đánh giá. Tốt hơn là thực hiện các thay đổi ở giai đoạn đầu của dự án, vì khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện các thay đổi cũng tăng lên.
Đầu vào của giai đoạn này bao gồm:
Trong khi kết quả đầu ra là:
Xác thực phạm vi bao gồm việc xác minh xem các sản phẩm được phân phối có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng hay không. Việc kiểm tra bên ngoài với khách hàng hoặc các bên liên quan là một phần của quản lý xác thực phạm vi.
Các đầu vào cho xác thực phạm vi bao gồm:
Trong khi đầu ra của xác thực phạm vi bao gồm:
Kiểm soát phạm vi đảm bảo rằng đó là công việc duy nhất được xác định là nằm trong phạm vi được giao. Kết quả thực tế được so sánh với đường cơ sở phạm vi và đảm bảo rằng tất cả phạm vi đã được phê duyệt trên thực tế đang được phân phối.
Các yếu tố đầu vào để kiểm soát quá trình phạm vi bao gồm:
Trong khi đầu ra bao gồm:
Quá trình kiểm soát lịch biểu giúp bạn theo nhiều cách. Nó giúp bạn nắm bắt trạng thái lịch biểu hiện tại, xác định phương sai so với đường cơ sở của lịch biểu, hiểu bản chất của phương sai và phản hồi bằng cách thực hiện hành động thích hợp.
Nếu cần có những thay đổi đối với lịch biểu thì chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi, thay đổi phải được đánh giá lại và chỉ khi đó nó mới được sử dụng để cập nhật đường cơ sở của lịch trình.
Có bốn đầu vào chính cho kiểm soát lịch biểu:
Đầu ra bao gồm:
Kiểm soát chi phí là so sánh chi phí cơ sở cho từng sản phẩm có thể phân phối với chi phí thực tế. Đường chi phí cơ sở chỉ nên thay đổi theo yêu cầu thay đổi đã trải qua quá trình thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp. Kiểm soát chi phí đảm bảo rằng dự án của bạn nằm trong giới hạn ngân sách.
Các yếu tố đầu vào cho kiểm soát chi phí bao gồm:
Đầu ra cho điều này bao gồm:
Kiểm soát chất lượng đảm bảo rằng dự án và sản phẩm được chuyển giao với kế hoạch quản lý chất lượng. Nó đảm bảo rằng công việc có được thực hiện chính xác hay không. Đầu ra chính của kiểm soát chất lượng là kế hoạch quản lý chất lượng. Trong khi các thông tin hữu ích khác là:
Có bốn đầu ra chính từ quá trình thực hiện kiểm soát chất lượng:
Kiểm soát thông tin liên lạc đảm bảo rằng thông tin phù hợp đến được với bên liên quan. Kiểm soát thông tin liên lạc bao gồm đầu vào, công cụ và kỹ thuật và đầu ra thuộc về quá trình này.
Kiểm soát thông tin liên lạc có thể ở bất kỳ định dạng nào, nó có thể:
Trong quá trình kiểm soát thông tin liên lạc, thông tin công việc được lấy từ nhiều quá trình khác và báo cáo kết quả hoạt động được sử dụng làm đầu vào cho các quá trình giám sát và quản lý khác nhau. Các sản phẩm chính được cung cấp từ quá trình giao tiếp kiểm soát là hồ sơ hoạt động.
Trong suốt chu kỳ dự án, phân tích rủi ro là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là bạn phải liên tục phân tích, xác định và ứng phó với rủi ro. Các hoạt động trong kiểm soát rủi ro là:
Đầu vào cho kiểm soát rủi ro là:
Đầu ra cho kiểm soát rủi ro là:
Trong số bốn kế hoạch mua sắm, quy trình mua sắm thứ ba nằm trong nhóm quy trình Giám sát & Thực thi. Giai đoạn này liên quan đến việc giám sát hoạt động của nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của hợp đồng đang được đáp ứng.
Quá trình kiểm soát mua sắm bao gồm việc xác minh:
Đầu vào chính cho quá trình kiểm soát mua sắm là:
Đầu ra của kiểm soát mua sắm là:
Nhiều dự án vấp phải sự quản lý của các bên liên quan. Nếu các bên liên quan được quản lý đúng cách, sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn cho dự án. Trong quá trình này, chúng tôi theo dõi mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan và thực hiện các hành động phù hợp.
Đầu vào và đầu ra cho tất cả các hoạt động này bao gồm
| Đầu vào | Đầu ra |
|---|---|
| Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan | Thông tin hiệu suất công việc |
| Nhật ký sự cố | Thay đổi yêu cầu |
| Dữ liệu hiệu suất công việc | Cập nhật kế hoạch quản lý dự án |
| Tài liệu dự án | Cập nhật tài liệu dự án |
| Cập nhật OPA |
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án vào giai đoạn cuối. Trong một dự án, có ba hoạt động kết thúc sẽ diễn ra:
Các yếu tố đầu vào cho quá trình này bao gồm:
Đầu ra của quá trình này bao gồm:
Đối với mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển dự án - lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát & kết thúc có một quy trình mua sắm. Việc mua sắm cuối cùng được thực hiện theo hợp đồng giữa người bán và người mua.
Các hoạt động kết thúc và giao hàng bao gồm:
Đầu vào để kết thúc mua sắm bao gồm
Trong khi đầu ra bao gồm
Quản lý dự án: Đạo đức về quy tắc và ứng xử
Cuối cùng, bạn sẽ bắt gặp quy tắc và đạo đức quản lý dự án đề cập đến các khía cạnh hành vi khác nhau của con người như:
Quy tắc này được thực hành để tạo ra sự tự tin và mang lại một khung hành vi chung cho người quản lý dự án.
Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Nó xác định những gì dự án sẽ hoàn thành trong thời gian thích hợp.
Giai đoạn bắt đầu chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính
Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án cũng hữu ích trong các nhóm quy trình khác của quản lý dự án như quy trình lập kế hoạch.
Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Nó liên quan đến việc tạo một tập hợp các kế hoạch hướng dẫn bạn qua các giai đoạn thực hiện và kết thúc của dự án.
Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Đây là giai đoạn dài nhất của vòng đời dự án và tiêu thụ năng lượng và tài nguyên tối đa. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.
Nhiệm vụ chính trong giai đoạn thực hiện là:
Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án.
Giám sát và kiểm soát giai đoạn đảm bảo rằng các sản phẩm được giao theo kế hoạch quản lý dự án trước khi giai đoạn kết thúc.
Trọng tâm chính của giai đoạn này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa trước bất kỳ kết quả bất ngờ nào.
Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án vào giai đoạn cuối.
Six Sigma là một cách tiếp cận quản lý chất lượng giúp loại bỏ các khuyết tật trong sản phẩm và dịch vụ.
Một số phương pháp giúp hoàn thành dự án một cách hợp lý hơn từ khi bắt đầu thực hiện đến khi kết thúc.
Quản lý rủi ro bao gồm các quá trình tiến hành lập kế hoạch quản lý rủi ro, phân tích rủi ro, xác định và kiểm soát rủi ro trong một dự án.
Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát chi phí của dự án một cách hiệu quả.