Các giai đoạn của vòng đời quản lý dự án

Vòng đời dự án là gì?

Vòng đời dự án là một chuỗi các hoạt động cần thiết để hoàn thành các mục tiêu hoặc chỉ tiêu của dự án. Các dự án có thể có các kích thước và mức độ khó khăn khác nhau, bất kể quy mô: lớn hay nhỏ, tất cả các dự án đều có thể được ánh xạ theo cấu trúc vòng đời nhất định. Vòng đời này của dự án bao gồm bốn giai đoạn:

• Giai đoạn bắt đầu.
• Giai đoạn lập kế hoạch.
• Giai đoạn thực hiện.
• Giám sát, Kiểm soát & Giai đoạn Kết thúc.

Trước tiên, chúng tôi sẽ xem xét Giai đoạn bắt đầu dự án.

Giai đoạn bắt đầu dự án

Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Mục đích của giai đoạn bắt đầu dự án là xác định những gì dự án sẽ đạt được.

Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính:

• Xây dựng điều lệ dự án.
• Xác định các bên liên quan.

Tất cả các thông tin liên quan đến dự án được nhập vào Điều lệ dự án và Sổ đăng ký các bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được ủy quyền.

Điều lệ dự án

Điều lệ dự án xác định các yếu tố chính của dự án như:

• Mục đích của dự án.
• Ràng buộc dự án và trình bày vấn đề.
• Chỉ định người quản lý dự án.
• Danh sách các bên liên quan.
• Lịch trình và ngân sách cấp cao.
• Các mốc quan trọng.
• Phê duyệt.

Tài liệu này cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức vì lợi ích của dự án. Để tạo ra một điều lệ dự án, các yếu tố đầu vào cần có sẽ là yếu tố môi trường doanh nghiệp, trường hợp kinh doanh, các thỏa thuận, bản tuyên bố dự án về công việc và tài sản quy trình tổ chức.

Xác định các bên liên quan

Một bên liên quan có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của dự án. Để ghi lại thông tin về bên liên quan, một sổ đăng ký bên liên quan được sử dụng.

Sổ đăng ký các bên liên quan sẽ có thông tin như:

• Loại bên liên quan.
• Kỳ vọng của các bên liên quan.
• Vai trò trong dự án (Nhà phân tích kinh doanh, Kiến trúc sư kỹ thuật, Giám đốc khách hàng).
• Chức vụ (Giám đốc, Trưởng nhóm Kinh doanh, v.v.).
• Loại liên lạc (hàng tuần / hàng tháng).
• Ảnh hưởng đến dự án (Một phần / Hỗ trợ / Gây ảnh hưởng).

Các hoạt động khác liên quan đến nhóm quá trình khởi tạo là:

• Phân công giám đốc dự án.
• Xác định nhu cầu, kỳ vọng và yêu cầu cấp cao của các bên liên quan.
• Xác định các tiêu chí thành công của dự án.
• Xác định ngân sách cụ thể cho giai đoạn cụ thể.
• Đảm bảo rằng dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án được sử dụng làm đầu vào cho các nhóm phát triển khác như nhóm quy trình lập kế hoạch.

Giai đoạn lập kế hoạch dự án

Giai đoạn Lập kế hoạch dự án bao gồm khoảng 50% của toàn bộ quá trình. Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi của dự án cũng như mục tiêu của dự án. Nó bắt đầu với các đầu ra của giai đoạn bắt đầu (điều lệ, tuyên bố phạm vi sơ bộ và người quản lý dự án). Đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò là đầu vào cho giai đoạn thực hiện.

Các khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch là:

• Giai đoạn lập kế hoạch không nên được thực hiện trước khi giai đoạn bắt đầu kết thúc.
• Khi giai đoạn thực thi dự án chưa bắt đầu, bạn không nên ngừng sửa đổi kế hoạch.

Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Đối với bất kỳ dự án thành công nào, WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là rất quan trọng. Sau đây là các bước để tạo WBS.

• Tiến hành liệt kê tất cả các nhiệm vụ.
• Tham gia vào toàn bộ nhóm của bạn.
• Viết ra cây cấu trúc của nhiệm vụ còn được gọi là WBS (cấu trúc phân tích công việc).
• Chia nhỏ hơn nữa WBS hàng đầu của bạn thành một tập hợp các hoạt động có thứ bậc, ví dụ: danh mục, tiểu mục, v.v. Ví dụ: phần cứng, phần mềm, học viên, nhóm quản lý, v.v.
• Xác định cách ghi các mục vào WBS của bạn.
• Hỏi người khác – đó có thể là chuyên gia, nhân sự có kinh nghiệm, v.v.
• Mức độ chi tiết – bạn nên có nhiệm vụ chi tiết như thế nào? Việc ước tính chi phí và thời gian cho mức độ chi tiết cao hơn là rất khó trong khi đối với mức độ chi tiết thấp hơn, nó sẽ bị sa lầy với thông tin quá chi tiết.
• Độ chi tiết phải ở mức phù hợp, không quá cao hoặc không quá thấp.

Lập kế hoạch quản lý lịch biểu

Lập kế hoạch lịch biểu là quá trình thiết lập thủ tục, chính sách và tài liệu để lập kế hoạch, quản lý, thực hiện và kiểm soát tiến độ dự án. Các yếu tố đầu vào trong các hoạt động này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Điều lệ dự án.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của lập kế hoạch quản lý lịch biểu bao gồm:

• Lập kế hoạch quản lý lịch biểu.

Xác định các hoạt động

Xác định các hoạt động là thủ tục ghi lại và xác định các hành động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các sản phẩm.

Trong khi xác định các hoạt động, mỗi gói công việc được chia thành các hoạt động lịch biểu riêng lẻ. Đầu vào của các hoạt động xác định bao gồm:

• Lập kế hoạch quản lý.
• Đường cơ sở phạm vi.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra của các hoạt động này là:

• Danh sách hoạt động.
• Thuộc tính hoạt động.
• Danh sách cột mốc.

Trình tự các hoạt động

Trình tự các hoạt động là việc tổ chức hợp lý đầu ra của “xác định các hoạt động”. Nó xác định thứ tự mà các hoạt động cần được thực hiện.

Đầu ra chính từ quá trình hoạt động trình tự là “Sơ đồ mạng”.

Sơ đồ mạng là việc đăng nhiệm vụ lên bảng theo thứ tự hợp lý.

Ví dụ, bạn muốn bắt đầu kinh doanh ở nước ngoài, danh sách các hoạt động của bạn sẽ như thế nào và trình tự cần thực hiện là gì?

Bạn sẽ thực hiện các hoạt động theo thứ tự này:

1. Chọn một quốc gia.
2. Xin giấy phép kinh doanh.
3. Thuê người quản lý.
4. Mua tài sản.
5. Mua đồ nội thất, v.v.
6. Khai trương doanh nghiệp.

Ước tính tài nguyên hoạt động

Giai đoạn này giải thích quá trình ước tính nỗ lực làm việc và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Yếu tố khác phải được xem xét trong giai đoạn này là sự sẵn có của các nguồn lực.

Trong khi ước tính các nguồn lực, nên tập trung vào con đường dài nhất của kế hoạch (Con đường quan trọng), sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Bạn phải ước tính tài nguyên cho hai nhiệm vụ

• Nhiệm vụ quan trọng.
• Nhiệm vụ thường.

Đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng của bạn được ước tính chính xác (thời gian hoàn thành).

Có năm đầu vào được sử dụng để ước tính các nguồn lực hoạt động:

• Lập kế hoạch quản lý.
• Danh sách hoạt động.
• Lịch tài nguyên.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của giai đoạn này là:

• Yêu cầu về tài nguyên hoạt động.
• Cấu trúc phân chia tài nguyên.
• Cập nhật tài liệu dự án.

LƯU Ý: Tất cả các hoạt động được thực hiện cho đến nay (xác định các hoạt động + trình tự các hoạt động + Ước tính các nguồn lực của hoạt động) sẽ giúp ích trong “Lập lịch biểu”.

Ước tính thời lượng hoạt động

Ước tính thời lượng hoạt động là quá trình ước tính khoảng thời gian làm việc (tuần / tháng) cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cá nhân với các nguồn lực ước tính. Bước này xác định thời gian hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ.

Bạn không thể tính toán thời lượng hoạt động mà không tính toán nỗ lực làm việc và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quá trình ước tính nên được thực hiện theo thứ tự này:

• Ước tính nỗ lực làm việc trước.
• Tiếp theo là ước tính các nguồn lực.
• Tiếp theo là ước tính thời gian của nhiệm vụ.

Để ước tính thời lượng hoạt động, bạn cần đầu vào:

• Danh sách hoạt động.
• Thuộc tính hoạt động.
• Lịch tài nguyên.
• Tuyên bố phạm vi dự án.
• Nội dung quy trình tổ chức.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.

Trong khi có hai đầu ra chính:

• Ước tính thời lượng hoạt động.
• Ước tính thời lượng hoạt động – cập nhật tài liệu dự án.

Kỹ thuật này còn được gọi là ước lượng PERT (Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Dự án – Project Evaluation and Review Techniques).

Xây dựng lịch biểu

Xây dựng lịch biểu là quá trình phân tích trình tự các hoạt động, yêu cầu tài nguyên, thời lượng và các ràng buộc về lịch biểu để tạo ra mô hình lịch biểu của dự án. Để lập lịch cho từng nhiệm vụ, ba yếu tố chính được xem xét

• Thời lượng.
• Phụ thuộc tác vụ.
• Ràng buộc.

Dự án sử dụng các yếu tố này sẽ tính toán ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.

Một phần mềm lập lịch có thể được sử dụng để tạo một lịch biểu. Nó tạo ra một mô hình lịch biểu với các ngày đã lên kế hoạch để hoàn thành các hoạt động của dự án.

Đầu vào của công cụ này bao gồm:

• Lập kế hoạch quản lý.
• Danh sách hoạt động.
• Thuộc tính hoạt động.
• Lịch trình dự án – sơ đồ mạng.
• Yêu cầu về tài nguyên hoạt động.
• Lịch tài nguyên.
• Ước tính thời lượng hoạt động.
• Tuyên bố phạm vi dự án.
• Đăng ký rủi ro.
• Phân công nhân viên dự án.
• Cấu trúc phân chia tài nguyên.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra từ điều này sẽ là

• Lịch trình dự án.
• Sơ đồ mạng dự án.
• Biểu đồ Gantt hoặc Biểu đồ cột.
• Biểu đồ cột mốc.
• Lập lịch biểu cơ sở.
• Dữ liệu đã lên lịch.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Kiểm soát lịch biểu

Giai đoạn cuối cùng của giai đoạn lập kế hoạch là kiểm soát lịch biểu. Đây là quá trình theo dõi trạng thái của các hoạt động dự án để cập nhật quy trình dự án và quản lý các thay đổi đối với đường cơ sở lịch biểu.

Nếu các thay đổi được yêu cầu đối với lịch biểu, chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi. Lịch biểu cần được quản lý hoặc kiểm soát bởi người quản lý một cách chủ động.

Có bốn đầu ra chính của quy trình lập lịch kiểm soát:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Lập lịch trình cơ sở.
• Lập kế hoạch quản lý.
• Tiến độ dự án.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Có năm đầu ra của lịch trình kiểm soát:

• Quản lý hiệu suất công việc.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Giai đoạn thực hiện dự án

Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Quá trình này liên quan đến việc quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, phối hợp với con người và nguồn lực, cũng như thực hiện các hoạt động khác liên quan đến các sản phẩm dự án.

Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.

Quản lý Thực thi Dự án

Giai đoạn này tiêu tốn hầu hết chi phí, thời gian và nguồn lực của dự án vì đây là quá trình tạo ra các sản phẩm dự án.

Có bốn đầu vào để Quản lý Thực thi Dự án

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận.
• EEF (Yếu tố môi trường doanh nghiệp – Enterprise Environmental Factors).
• OPA (Tài sản quy trình tổ chức – Organizational Process Assets).

Trong khi có năm đầu ra:

• Sản phẩm dự án.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch Quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Trong giai đoạn này, đánh giá của chuyên gia, các cuộc họp và báo cáo KPI (Các Chỉ số Hiệu suất Chính – Key Performance Indicators) là quan trọng hàng đầu.

Thực hiện đảm bảo chất lượng

Thực hiện đảm bảo chất lượng là quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo kiểm soát chất lượng. Đây là quá trình ghi lại và theo dõi kết quả của các hoạt động chất lượng để đánh giá hoạt động. Có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như biểu đồ kiểm soát, phân tích chi phí – lợi ích, lưu lượng, biểu đồ thực thi, biểu đồ phân tán, kiểm tra và đánh giá, v.v. cho quá trình này.

Đầu vào chính cho việc này là:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Chỉ số chất lượng.
• Các phép đo kiểm soát chất lượng.
• Thông tin hiệu suất công việc.

Trong khi, đầu ra của điều này là

• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Tiếp thu nhóm dự án

Trong giai đoạn thực hiện, việc tiếp thu nhóm dự án diễn ra, điều này là do có nhiều khả năng sẽ yêu cầu các cá nhân có bộ kỹ năng khác nhau trong quá trình này.

Có ba đầu vào chính để có được nhóm dự án:

• Vai trò và trách nhiệm.
• Sơ đồ tổ chức dự án.
• Kế hoạch quản lý nhân sự.

Trong khi có ba đầu ra:

• Phân công nhân viên dự án.
• Lịch tài nguyên.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.

Phát triển nhóm dự án

Phần lớn các quy trình nhân sự liên quan đến quá trình thực thi, phát triển nhóm dự án cũng là một phần của nó. Mục đích chính của việc phát triển nhóm dự án là cải thiện hiệu suất tổng thể của các thành viên trong nhóm. Giai đoạn này phải bắt đầu sớm trong dự án.

Các yếu tố đầu vào trong nhóm phát triển dự án bao gồm:

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực.
• Phân công nhân viên dự án.
• Lịch tài nguyên.

Đầu ra của quá trình này bao gồm:

• Đánh giá hoạt động của nhóm.
• Cập nhật EEFs.

Quản lý nhóm dự án

Quản lý nhóm dự án là một trong những phần quan trọng của quản lý dự án. Đây là lĩnh vực phức tạp nhất của quản lý dự án vì nhiều khi các nhà quản lý sẽ không tiếp xúc trực tiếp với các thành viên trong nhóm, trong tình huống đó, việc phân tích hiệu suất của họ và quyết định mức thù lao trở nên khó khăn.

Có năm đầu vào để quản lý quy trình của nhóm dự án:

• Phân công nhân viên dự án.
• Đánh giá hoạt động của nhóm.
• Báo cáo hiệu suất.
• Kế hoạch quản lý dự án.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Có bốn đầu ra chính:

• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.

Quản lý thông tin liên lạc

Trong số ba thuộc tính giao tiếp, một thuộc tính nằm trong quá trình thực thi. Trong chương trình quản lý giao tiếp, có ba khía cạnh giao tiếp chính cần theo dõi.

1. Các thành viên trong nhóm dự án đến người quản lý dự án.
2. Người quản lý dự án đến người quản lý chương trình.
3. Quản lý chương trình đến các bên liên quan hoặc các nhà tài trợ khác.

Đầu vào của việc quản lý thông tin liên lạc bao gồm:

• Kế hoạch quản lý truyền thông.
• Báo cáo kết quả công việc.
• EEF.
• OPA.

Đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Truyền thông dự án.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật OPA.

Tiến hành mua sắm

Trong giai đoạn này, có hai vai trò chính tham gia là người mua và người bán. Trong quá trình mua sắm, các hoạt động liên quan là:

1. Phát hành gói thầu cho người bán tiềm năng.
2. Tổ chức hội nghị nhà thầu.
3. Đánh giá đề xuất người bán tiềm năng.
4. Chọn các đề xuất người bán chiến thắng.

Đầu ra của quá trình mua sắm bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Tiến hành các tài liệu mua sắm.
• Tiêu chí lựa chọn nguồn.
• Danh sách người bán đủ điều kiện.
• Đề xuất của người bán.
• Tài liệu dự án.
• Đưa ra hoặc quyết định mua.
• Thỏa thuận đối tác (thỏa thuận hợp tác).
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi, bạn sẽ có sáu đầu ra:

• Người bán được chọn.
• Trao hợp đồng mua sắm.
• Lịch tài nguyên.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

Giai đoạn này bao gồm chủ động quản lý các bên liên quan trong suốt dự án. Để tránh dự án bị trì hoãn bất ngờ hoặc bỏ dở dự án giữa chừng, kỳ vọng của các bên liên quan được xác định và nhanh chóng giải quyết.

Có năm đầu vào để quản lý quy trình của các bên liên quan:

• Đăng ký các bên liên quan.
• Chiến lược quản lý các bên liên quan.
• Kế hoạch quản lý dự án.
• Nhật ký sự cố.
• Thay đổi nhật ký.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của quá trình này bao gồm:

• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Đánh giá giai đoạn dự án

Vào cuối giai đoạn thực hiện, việc xem xét giai đoạn dự án được thực hiện. Nó giúp bạn ghi lại các hoạt động sau:

• Ghi lại kết quả đánh giá quản lý dự án của bạn.
• Thông báo cho nhà tài trợ về tiến độ của dự án.
• Xác định bất kỳ rủi ro hoặc vấn đề nào ảnh hưởng đến dự án.
• Cho thấy có thể cung cấp cho các bên liên quan được sản xuất trong dự án.
• Tìm kiếm sự chấp thuận để chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Giám sát và Kiểm soát Dự án & Giai đoạn Kết thúc

Sau giai đoạn thực hiện, để kiểm tra dự án đang đi đúng hướng, giai đoạn giám sát và kiểm soát sẽ hoạt động. Trong giai đoạn này, các thay đổi và đánh giá khác nhau để nâng cao hiệu suất dự án được thực hiện.

Giám sát và Kiểm soát Công việc Dự án

Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi, xem xét và điều tiết tiến độ để đáp ứng mục tiêu của dự án. Nó cũng đảm bảo rằng các sản phẩm được phân phối theo kế hoạch quản lý dự án. Trọng tâm chính của bước này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa thích hợp.

Các yếu tố đầu vào cho giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Báo cáo hiệu suất.
• Dự báo chi phí.
• Lên lịch dự báo.
• Xác thực các thay đổi.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra bao gồm:

• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp

Đây là một trong những quy trình quan trọng nhất của quản lý dự án. Trong giai đoạn này, tác động của bất kỳ thay đổi nào được đánh giá đối với dự án. Nếu thay đổi trong giai đoạn này xảy ra ở bất kỳ phần nào của dự án, thì toàn bộ dự án sẽ được đánh giá. Tốt hơn là thực hiện các thay đổi ở giai đoạn đầu của dự án, vì khi dự án tiến triển, chi phí thực hiện các thay đổi cũng tăng lên.

Đầu vào của giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Báo cáo kết quả công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• EEF.
• OPA.

Trong khi kết quả đầu ra là:

• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận.
• Thay đổi nhật ký.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Xác thực phạm vi

Xác thực phạm vi bao gồm việc xác minh xem các sản phẩm được phân phối có đáp ứng các tiêu chí chấp nhận của khách hàng hay không. Việc kiểm tra bên ngoài với khách hàng hoặc các bên liên quan là một phần của quản lý xác thực phạm vi.

Các đầu vào cho xác thực phạm vi bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Yêu cầu.
• Tài liệu.
• Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc.
• Các sản phẩm đã được xác minh.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.

Trong khi đầu ra của xác thực phạm vi bao gồm:

• Các mặt hàng được chấp nhận.
• Thay đổi yêu cầu.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Kiểm soát phạm vi

Kiểm soát phạm vi đảm bảo rằng đó là công việc duy nhất được xác định là nằm trong phạm vi được giao. Kết quả thực tế được so sánh với đường cơ sở phạm vi và đảm bảo rằng tất cả phạm vi đã được phê duyệt trên thực tế đang được phân phối.

Các yếu tố đầu vào để kiểm soát quá trình phạm vi bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Tài liệu yêu cầu.
• Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra bao gồm:

• Đo lường hiệu suất công việc.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Kiểm soát lịch biểu

Quá trình kiểm soát lịch biểu giúp bạn theo nhiều cách. Nó giúp bạn nắm bắt trạng thái lịch biểu hiện tại, xác định phương sai so với đường cơ sở của lịch biểu, hiểu bản chất của phương sai và phản hồi bằng cách thực hiện hành động thích hợp.

Nếu cần có những thay đổi đối với lịch biểu thì chúng phải trải qua quá trình kiểm soát thay đổi, thay đổi phải được đánh giá lại và chỉ khi đó nó mới được sử dụng để cập nhật đường cơ sở của lịch trình.

Có bốn đầu vào chính cho kiểm soát lịch biểu:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Lập lịch trình cơ sở.
• Lập kế hoạch quản lý.
• Tiến độ dự án.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra bao gồm:

• Đo lường hiệu suất công việc.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là so sánh chi phí cơ sở cho từng sản phẩm có thể phân phối với chi phí thực tế. Đường chi phí cơ sở chỉ nên thay đổi theo yêu cầu thay đổi đã trải qua quá trình thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp. Kiểm soát chi phí đảm bảo rằng dự án của bạn nằm trong giới hạn ngân sách.

Các yếu tố đầu vào cho kiểm soát chi phí bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Yêu cầu ngân sách dự án.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Kiểm soát chi phí quy trình xử lý tài sản.

Đầu ra cho điều này bao gồm:

• Giá trị đo lường hiệu suất công việc đạt được.
• Dự báo ngân sách đạt được trong kiểm soát chi phí.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng đảm bảo rằng dự án và sản phẩm được chuyển giao với kế hoạch quản lý chất lượng. Nó đảm bảo rằng công việc có được thực hiện chính xác hay không. Đầu ra chính của kiểm soát chất lượng là kế hoạch quản lý chất lượng. Trong khi các thông tin hữu ích khác là:

• Lưu đồ hiện tại.
• Giới hạn kiểm soát và thông số kỹ thuật trên và dưới có trong biểu đồ kiểm soát.
• Thông tin được tham chiếu như tiêu chí mẫu, số lượng lấy mẫu, phép đo và lấy mẫu thay đổi.
• Đo lường chất lượng – nó là một phép đo tiêu chuẩn để đáp ứng các yêu cầu chất lượng.
• Nó đảm bảo rằng các bước thích hợp đang được tuân thủ để tuân thủ các khía cạnh như quy trình, chính sách hoặc quy định.

Có bốn đầu ra chính từ quá trình thực hiện kiểm soát chất lượng:

• Kiểm soát thay đổi tích hợp.
• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận.
• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận xem xét.
• Các thay đổi đã được xác thực.

Kiểm soát thông tin liên lạc

Kiểm soát thông tin liên lạc đảm bảo rằng thông tin phù hợp đến được với bên liên quan. Kiểm soát thông tin liên lạc bao gồm đầu vào, công cụ và kỹ thuật và đầu ra thuộc về quá trình này.

Kiểm soát thông tin liên lạc có thể ở bất kỳ định dạng nào, nó có thể:

• Dữ liệu xu hướng.
• Thông tin được lập bảng.
• Đường cong chữ S.
• Định dạng bảng điều khiển.
• Sử dụng biểu đồ.

Trong quá trình kiểm soát thông tin liên lạc, thông tin công việc được lấy từ nhiều quá trình khác và báo cáo kết quả hoạt động được sử dụng làm đầu vào cho các quá trình giám sát và quản lý khác nhau. Các sản phẩm chính được cung cấp từ quá trình giao tiếp kiểm soát là hồ sơ hoạt động.

Kiểm soát rủi ro

Trong suốt chu kỳ dự án, phân tích rủi ro là một quá trình liên tục. Điều quan trọng là bạn phải liên tục phân tích, xác định và ứng phó với rủi ro. Các hoạt động trong kiểm soát rủi ro là:

• Theo dõi rủi ro hiện có.
• Giám sát rủi ro tồn đọng.
• Xác định rủi ro mới.
• Thực hiện các kế hoạch ứng phó rủi ro.
• Liên tục đánh giá quá trình rủi ro.

Đầu vào cho kiểm soát rủi ro là:

• Đăng ký rủi ro.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Báo cáo hiệu suất.
• Phân tích dự trữ.
• Kiểm toán rủi ro.

Đầu ra cho kiểm soát rủi ro là:

• Cập nhật sổ đăng ký rủi ro.
• Kế hoạch quản lý rủi ro.

Kiểm soát mua sắm

Trong số bốn kế hoạch mua sắm, quy trình mua sắm thứ ba nằm trong nhóm quy trình Giám sát & Thực thi. Giai đoạn này liên quan đến việc giám sát hoạt động của nhà cung cấp và đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của hợp đồng đang được đáp ứng.

Quá trình kiểm soát mua sắm bao gồm việc xác minh:

• Cho dù hàng hóa hoặc dịch vụ đang được giao.
• Cho dù nó được giao đúng thời gian.
• Hóa đơn được tính có đúng số lượng hay không.
• Tất cả các điều kiện của hợp đồng có được đáp ứng hay không.
• Mối quan hệ giữa người mua hoặc người bán có được quản lý đúng cách hay không.

Đầu vào chính cho quá trình kiểm soát mua sắm là:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Hồ sơ mua sắm.
• Các thỏa thuận.
• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận.
• Báo cáo kết quả công việc.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.

Đầu ra của kiểm soát mua sắm là:

• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật OPA.

Kiểm soát Quản lý các bên liên quan

Nhiều dự án vấp phải sự quản lý của các bên liên quan. Nếu các bên liên quan được quản lý đúng cách, sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn cho dự án. Trong quá trình này, chúng tôi theo dõi mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan và thực hiện các hành động phù hợp.

Đầu vào và đầu ra cho tất cả các hoạt động này bao gồm

Giai đoạn kết thúc

Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án vào giai đoạn cuối. Trong một dự án, có ba hoạt động kết thúc sẽ diễn ra:

• Đóng cửa sản phẩm – Yêu cầu khách hàng chấp nhận các sản phẩm cuối cùng, nếu dự án là bên ngoài.
• Kết thúc dự án – Bao gồm chính thức đóng các thủ tục hành chính, cập nhật tài liệu dự án và lưu trữ các cơ sở dữ liệu & tài liệu đó.
• Đóng tài nguyên của dự án – Đóng tài chính của dự án, các nguồn lực được giao cho dự án phải được trả lại.

Các yếu tố đầu vào cho quá trình này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Các sản phẩm được chấp nhận.
• OPA.

Đầu ra của quá trình này bao gồm:

• Chuyển đổi đầu ra, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng.
• Cập nhật OPA.

Đóng gói thầu

Đối với mỗi giai đoạn của vòng đời phát triển dự án – lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát & kết thúc có một quy trình mua sắm. Việc mua sắm cuối cùng được thực hiện theo hợp đồng giữa người bán và người mua.

Các hoạt động kết thúc và giao hàng bao gồm:

• Đánh giá hiệu suất dự án bao gồm quản lý rủi ro và vấn đề
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án để phản ánh kết quả thực tế
• Báo cáo cuối cùng được phân phối cho các bên liên quan thích hợp

Đầu vào để kết thúc mua sắm bao gồm

• Kế hoạch quản lý dự án
• Hồ sơ mua sắm

Trong khi đầu ra bao gồm

• Mua sắm kín
• Cập nhật OPA

Quản lý dự án: Đạo đức về quy tắc và ứng xử

Cuối cùng, bạn sẽ bắt gặp quy tắc và đạo đức quản lý dự án đề cập đến các khía cạnh hành vi khác nhau của con người như:

• Nhiệm vụ.
• Sự tôn trọng.
• Công bằng.
• Trung thực.
• Năng lực văn hóa.

Quy tắc này được thực hành để tạo ra sự tự tin và mang lại một khung hành vi chung cho người quản lý dự án.

Tóm lược

Giai đoạn bắt đầu xác định những quy trình cần thiết để bắt đầu một dự án mới. Nó xác định những gì dự án sẽ hoàn thành trong thời gian thích hợp.

Giai đoạn bắt đầu chủ yếu bao gồm hai hoạt động chính

• Xây dựng điều lệ dự án.
• Xác định các bên liên quan.

Sổ đăng ký các bên liên quan và điều lệ dự án cũng hữu ích trong các nhóm quy trình khác của quản lý dự án như quy trình lập kế hoạch.

Giai đoạn lập kế hoạch xác định phạm vi cũng như mục tiêu của dự án. Nó liên quan đến việc tạo một tập hợp các kế hoạch hướng dẫn bạn qua các giai đoạn thực hiện và kết thúc của dự án.

Giai đoạn thực hiện bao gồm các hoạt động được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Đây là giai đoạn dài nhất của vòng đời dự án và tiêu thụ năng lượng và tài nguyên tối đa. Hành động được thực hiện trong giai đoạn thực hiện có thể ảnh hưởng đến kế hoạch hoặc tài liệu quản lý dự án.

Nhiệm vụ chính trong giai đoạn thực hiện là:

• Thực hiện kế hoạch quản lý dự án.
• Quản lý thực thi dự án.
• Thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Tiến hành các cuộc họp tình trạng tiến độ, v.v.

Trong giai đoạn thực hiện, kết quả có thể yêu cầu tái cơ sở và cập nhật các yêu cầu hiện có của dự án.

Giám sát và kiểm soát giai đoạn đảm bảo rằng các sản phẩm được giao theo kế hoạch quản lý dự án trước khi giai đoạn kết thúc.

Trọng tâm chính của giai đoạn này là xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ quan điểm của kế hoạch quản lý dự án để xác định hành động phòng ngừa trước bất kỳ kết quả bất ngờ nào.

Giai đoạn kết thúc là quá trình thực hiện việc đóng cửa có kiểm soát của dự án vào giai đoạn cuối.