Hướng dẫn Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp để theo đuổi cải tiến liên tục về sự hài lòng và lợi ích của khách hàng. Đó là một triết lý quản lý nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu Six Sigma là gì và cách sử dụng Six Sigma trong một tổ chức.
Đối tượng độc giả
Hướng dẫn này đã được chuẩn bị cho người mới bắt đầu để giúp họ hiểu các chức năng cơ bản của Six Sigma.
Điều kiện tiên quyết
Chúng tôi giả định rằng độc giả của hướng dẫn này đã tiếp xúc trước với Kiểm soát chất lượng (QC) và Đảm bảo chất lượng (QA) và các thuật ngữ liên quan.
Giới thiệu về Six Sigma
Six Sigma là một quy trình có tính kỷ luật cao giúp chúng tôi tập trung vào việc phát triển và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ gần như hoàn hảo.
Các tính năng của Six Sigma
- Mục tiêu của Six Sigma là loại bỏ sự lãng phí và kém hiệu quả, do đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp những gì khách hàng đang mong đợi.
- Six Sigma tuân theo một phương pháp luận có cấu trúc và định nghĩa các vai trò cho những người tham gia.
- Six Sigma là một phương pháp luận theo hướng dữ liệu và yêu cầu thu thập dữ liệu chính xác cho các quá trình đang được phân tích.
- Six Sigma là về việc đưa kết quả lên Báo cáo tài chính.
Six Sigma là một phương pháp tiếp cận có cấu trúc đa chiều, định hướng kinh doanh cho:
- Cải tiến quy trình.
- Giảm thiểu các khiếm khuyết.
- Giảm sự thay đổi của quy trình.
- Giảm giá.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Tăng lợi nhuận.
Từ Sigma là một thuật ngữ thống kê đo lường mức độ sai lệch của một quy trình nhất định so với sự hoàn hảo.
Ý tưởng trung tâm đằng sau Six Sigma: Nếu bạn có thể đo lường được bạn có bao nhiêu “khuyết tật” trong một quy trình, bạn có thể tìm ra cách loại bỏ chúng một cách có hệ thống và tiến gần đến “không có khuyết tật” nhất có thể và đặc biệt nó có nghĩa là tỷ lệ thất bại là 3,4 phần triệu hoặc hoàn hảo 99,9997%.
Các khái niệm chính về Six Sigma
Về cốt lõi, Six Sigma xoay quanh một vài khái niệm chính.
- Chất lượng là Quan trọng – Thuộc tính quan trọng nhất đối với khách hàng.
- Khiếm khuyết – Không cung cấp những gì khách hàng muốn.
- Khả năng của Quy trình – Quy trình của bạn có thể mang lại những gì.
- Sự thay đổi – Những gì khách hàng nhìn thấy và cảm nhận.
- Hoạt động ổn định – Đảm bảo các quy trình nhất quán, có thể dự đoán được để cải thiện những gì khách hàng nhìn thấy và cảm nhận.
- Thiết kế cho Six Sigma – Thiết kế để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và khả năng xử lý.
Khách hàng của chúng ta cảm thấy sự khác biệt. Vì vậy, Six Sigma tập trung đầu tiên vào việc giảm sự thay đổi của quy trình và sau đó là cải thiện khả năng của quy trình.
Hiểu lầm về Six Sigma
Có một số hiểu lầm xung quanh Six Sigma. Một số trong số chúng rất ít được đưa ra dưới đây:
- Six Sigma chỉ quan tâm đến việc giảm thiểu các khuyết tật.
- Six Sigma là một quy trình sản xuất hoặc kỹ thuật.
- Six Sigma không thể được áp dụng cho các hoạt động kỹ thuật.
- Six Sigma sử dụng các số liệu thống kê khó hiểu.
- Six Sigma chỉ là đào tạo.
Lợi ích của Six Sigma
Six Sigma cung cấp sáu lợi ích chính thu hút các công ty:
- Tạo ra thành công bền vững.
- Đặt mục tiêu hiệu suất cho mọi người.
- Nâng cao giá trị cho khách hàng.
- Đẩy nhanh tốc độ cải thiện.
- Thúc đẩy quá trình học hỏi.
- Thực hiện thay đổi chiến lược.
Nguồn gốc của Six Sigma
- Six Sigma bắt nguồn từ Motorola vào đầu những năm 1980, nhằm đạt được mức giảm 10 lần mức độ hỏng hóc của sản phẩm trong 5 năm.
- Kỹ sư Bill Smith đã phát minh ra Six Sigma, nhưng qua đời vì một cơn đau tim trong quán cà phê Motorola vào năm 1993, ông không bao giờ biết được phạm vi của cơn sốt và cuộc tranh cãi mà ông đã đề cập đến.
- Six Sigma dựa trên các lý thuyết quản lý chất lượng khác nhau (ví dụ 14 điểm của Deming về quản lý, 10 bước của Juran để đạt được chất lượng).
Các yếu tố chính của Six Sigma
Có ba yếu tố chính của Cải tiến quy trình Six Sigma:
- Khách hàng.
- Quy trình.
- Nhân viên.
Khách hàng
Khách hàng là người định nghĩa chất lượng. Họ mong đợi hiệu suất, độ tin cậy, giá cả cạnh tranh, giao hàng đúng hạn, dịch vụ, xử lý giao dịch rõ ràng và chính xác, v.v.
Điều này có nghĩa là: điều quan trọng là phải cung cấp những gì khách hàng cần để đạt được sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình
Xác định các quy trình cũng như xác định các chỉ số và thước đo của chúng là khía cạnh trọng tâm của Six Sigma.
Trong một doanh nghiệp, chất lượng nên được nhìn từ quan điểm của khách hàng và vì vậy chúng ta phải nhìn vào một quy trình được xác định từ bên ngoài vào.
Bằng cách hiểu vòng đời giao dịch từ nhu cầu và quy trình của khách hàng, chúng ta có thể khám phá những gì họ đang nhìn thấy và cảm nhận. Điều này mang lại cơ hội xác định những điểm yếu trong một quy trình và sau đó chúng ta có thể cải thiện chúng.
Nhân viên
Một công ty phải cho tất cả nhân viên của mình tham gia vào chương trình Six Sigma. Công ty phải tạo cơ hội và khuyến khích để nhân viên tập trung tài năng và khả năng của mình để làm hài lòng khách hàng.
Điều quan trọng đối với Six Sigma là tất cả các thành viên trong nhóm phải có vai trò được xác định rõ ràng với các mục tiêu có thể đo lường được.
Cơ cấu tổ chức trong quy trình Six Sigma
Theo chương trình Six Sigma, các thành viên của một tổ chức được giao các vai trò cụ thể để thực hiện, mỗi người có một chức danh. Định dạng có cấu trúc cao này là cần thiết để triển khai Six Sigma trong toàn bộ tổ chức.
Có bảy trách nhiệm cụ thể hoặc “vai trò” trong chương trình Six Sigma, như sau.
Hội đồng lãnh đạo
Một nhóm lãnh đạo hoặc hội đồng lãnh đạo xác định các mục tiêu trong quy trình Six Sigma. Giống như một nhà lãnh đạo công ty đặt ra một lộ trình để đạt được mục tiêu, hội đồng Six Sigma đặt ra các mục tiêu mà nhóm phải đạt được. Đây là danh sách các Trách nhiệm của Hội đồng lãnh đạo:
- Xác định mục đích của chương trình Six Sigma.
- Giải thích kết quả sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho khách hàng.
- Đặt lịch cho công việc và thời hạn tạm thời.
- Phát triển một phương tiện để xem xét và giám sát.
- Hỗ trợ các thành viên trong nhóm và bảo vệ các vị trí đã thiết lập.
Người hỗ trợ
Người hỗ trợ trong Six Sigma là những cá nhân cấp cao, những người hiểu rõ Six Sigma và cam kết cho sự thành công của nó. Cá nhân trong vai trò người hỗ trợ hoạt động như một người giải quyết vấn đề cho dự án Six Sigma đang thực hiện.
Six Sigma thường được dẫn dắt bởi một quản lý cấp cao, toàn thời gian, chẳng hạn như Phó Chủ tịch điều hành.
Người hỗ trợ là chủ sở hữu của các quy trình và hệ thống, những người giúp khởi xướng và điều phối các hoạt động cải tiến Six Sigma trong vùng trách nhiệm của họ.
Trưởng nhóm thực hiện
Trưởng nhóm thực hiện là người chịu trách nhiệm giám sát nỗ lực của nhóm Six Sigma, người hỗ trợ hội đồng lãnh đạo bằng cách đảm bảo rằng công việc của nhóm được hoàn thành theo cách mong muốn.
Đảm bảo thành công của kế hoạch thực hiện và giải quyết các vấn đề khi chúng nảy sinh, đào tạo khi cần thiết và hỗ trợ người hỗ trợ trong việc thúc đẩy nhóm là một số trách nhiệm chính của một trưởng nhóm thực hiện.
Huấn luyện viên
Huấn luyện viên là một chuyên gia hoặc nhà tư vấn Six Sigma, người đặt lịch trình, xác định kết quả của một dự án và là người hòa giải xung đột hoặc giải quyết vấn đề chống lại chương trình.
Các nhiệm vụ bao gồm làm việc như một người đứng giữa người hỗ trợ và hội đồng lãnh đạo, lên lịch làm việc của nhóm, xác định các kết quả mong muốn của dự án, hòa giải các bất đồng, xung đột và kháng cự đối với chương trình và xác định thành công khi nó xảy ra.
Trưởng nhóm
Đó là một cá nhân chịu trách nhiệm giám sát công việc của nhóm và hoạt động như một người đứng giữa người hỗ trợ và các thành viên trong nhóm.
Các trách nhiệm bao gồm trao đổi với người hỗ trợ trong việc xác định mục tiêu và cơ sở lý luận của dự án, chọn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm cũng như các nguồn lực khác, giữ cho dự án đúng tiến độ và theo dõi các bước trong quá trình khi chúng được hoàn thành.
Thành viên của đội
Thành viên của đội là một nhân viên làm việc trong một dự án Six Sigma, được giao các nhiệm vụ cụ thể trong một dự án và có thời hạn phải đáp ứng để đạt được các mục tiêu dự án cụ thể.
Các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ Six Sigma cụ thể và làm việc với các thành viên khác của nhóm trong một lịch trình dự án xác định, để đạt được các mục tiêu đã xác định cụ thể.
Chủ sở hữu quy trình
Cá nhân chịu trách nhiệm về một quy trình sau khi nhóm Six Sigma đã hoàn thành công việc của mình.
Định nghĩa mở rộng của màu đai
Việc phân định màu đai cho các vai trò khác nhau đều xuất phát từ nguồn gốc võ thuật. Dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn, các vai trò tiếp theo sẽ được phát triển qua từng năm.
LƯU Ý – Tên đai là một công cụ để xác định mức độ chuyên môn và kinh nghiệm. Chúng không thay đổi hoặc thay thế các vai trò tổ chức trong quy trình Six Sigma.
Đai đen
Người sở hữu chiếc đai này đã đạt được trình độ kỹ năng cao nhất và là một chuyên gia giàu kinh nghiệm trong các kỹ thuật khác nhau.
Được áp dụng cho chương trình Six Sigma, cá nhân được chỉ định là Đai đen đã hoàn thành một chương trình đào tạo nội bộ kỹ lưỡng và có kinh nghiệm làm việc trong một số dự án.
Người giữ đai đen thường được giao vai trò trưởng nhóm, người chịu trách nhiệm thực hiện và lên kế hoạch.
Đai đen Master
Một người giao dịch với nhóm hoặc ban lãnh đạo của nhóm; nhưng không phải là thành viên trực tiếp của nhóm. Điều này có thể tương đương với vai trò của huấn luyện viên đối với các dự án phức tạp và kỹ thuật hơn.
Đai đen Master sẵn sàng trả lời các câu hỏi về thủ tục và giải quyết các vấn đề kỹ thuật phát sinh.
Đai xanh
Việc chỉ định Đai xanh cũng có thể thuộc về trưởng nhóm hoặc cho một thành viên của nhóm làm việc trực tiếp với trưởng nhóm.
Đai xanh ít kinh nghiệm hơn Đai đen nhưng lại được đóng vai trò quan trọng trong đội.
Ở hướng dẫn tiếp theo bạn sẽ học cách xác định xem Six Sigma có phù hợp với bạn không? Các phương pháp triển khai Six Sigma.
Comdy