Phân tích & Quản lý rủi ro trong quản lý dự án

Phân tích rủi ro là gì?

Phân tích rủi ro được định nghĩa là chuỗi các quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro, phân tích rủi ro, xác định và kiểm soát rủi ro trong một dự án.

Quản lý rủi ro là kiểm soát các sự kiện có thể xảy ra trong tương lai có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến dự án tổng thể. Nó là quá trình phản ứng chủ động hơn.

Làm thế nào để Quản lý rủi ro?

Quy trình quản lý rủi ro chủ yếu bao gồm các hoạt động sau

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Đây là thủ tục xác định cách thức thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro cho một dự án.

Xác định rủi ro

Đây là thủ tục xác định rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến dự án nhiều nhất. Quá trình này bao gồm tài liệu về các rủi ro hiện có.

Đầu vào để xác định rủi ro sẽ là:

• Kế hoạch quản lý rủi ro.
• Tuyên bố phạm vi dự án.
• Kế hoạch quản lý chi phí.
• Lập kế hoạch quản lý.
• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực.
• Đường cơ sở phạm vi.
• Ước tính chi phí hoạt động.
• Ước tính thời lượng hoạt động.
• Đăng ký các bên liên quan.
• Tài liệu dự án.
• Hồ sơ mua sắm.
• Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
• Yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.
• Thực hiện phân tích rủi ro định tính.
• Thực hiện phân tích rủi ro định lượng.
• Lập kế hoạch ứng phó rủi ro.
• Giám sát và kiểm soát rủi ro.

Đầu ra của quá trình sẽ là:

• Đăng ký rủi ro

Thực hiện phân tích rủi ro định tính

Đây là quá trình ưu tiên các rủi ro để phân tích hoặc hành động thêm bằng cách kết hợp và đánh giá xác suất xuất hiện và tác động của chúng. Nó giúp các nhà quản lý giảm bớt mức độ không chắc chắn và tập trung vào các rủi ro có mức độ ưu tiên cao.

Kế hoạch quản lý rủi ro nên được thực hiện sớm trong dự án, nó có thể tác động đến các khía cạnh khác nhau, ví dụ: chi phí, thời gian, phạm vi, chất lượng và mua sắm.

Các yếu tố đầu vào để phân tích rủi ro định tính bao gồm:

• Kế hoạch quản lý rủi ro.
• Đường cơ sở phạm vi.
• Đăng ký rủi ro.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Cập nhật tài liệu dự án

Phân tích rủi ro định lượng

Đây là quy trình phân tích số lượng ảnh hưởng của các rủi ro đã xác định đối với các mục tiêu tổng thể của dự án. Để giảm thiểu sự không chắc chắn của dự án, loại phân tích này khá hữu ích cho việc ra quyết định.

Đầu vào của giai đoạn này là:

• Kế hoạch quản lý rủi ro.
• Kế hoạch quản lý chi phí.
• Lập kế hoạch quản lý.
• Đăng ký rủi ro.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra sẽ là:

• Cập nhật tài liệu dự án.

Lập kế hoạch ứng phó rủi ro

Để tăng cường cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa đối với mục tiêu dự án, lập kế hoạch ứng phó rủi ro là hữu ích. Nó giải quyết các rủi ro theo mức độ ưu tiên của chúng, các hoạt động trong ngân sách, lịch trình và kế hoạch quản lý dự án.

Các yếu tố đầu vào cho kế hoạch phản ứng rủi ro là:

• Kế hoạch quản lý rủi ro.
• Đăng ký rủi ro.

Trong khi đầu ra là:

• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Kiểm soát rủi ro

Rủi ro kiểm soát là quy trình theo dõi rủi ro đã xác định, xác định rủi ro mới, theo dõi rủi ro tồn đọng và đánh giá rủi ro.

Các yếu tố đầu vào cho giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án phần mềm.
• Đăng ký rủi ro.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.
• Báo cáo kết quả công việc.

Đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Quản lý mua sắm dự án

Quản lý mua sắm dự án bao gồm các quá trình mua hoặc có được các sản phẩm cần thiết để vận hành một doanh nghiệp. Tổ chức có thể là người bán, người mua hoặc nhà cung cấp dịch vụ.

Quản lý mua sắm dự án cũng bao gồm việc kiểm soát bất kỳ hợp đồng nào do một tổ chức bên ngoài ban hành và hoàn thành công việc bên ngoài nhóm dự án.

Kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm bốn giai đoạn như:

• Lập kế hoạch quản lý mua sắm.
• Tiến hành mua sắm.
• Kiểm soát mua sắm.
• Đóng mua sắm.

Đầu vào trong quản lý kế hoạch mua sắm là:

• Tài liệu yêu cầu.
• Thỏa thuận hợp tác.
• Đăng ký rủi ro.
• Đường cơ sở phạm vi.
• Tiến độ dự án.
• Ước tính chi phí hoạt động.
• Đường cơ sở hiệu suất chi phí.
• Các quyết định hợp đồng liên quan đến rủi ro.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Tiến hành quy trình mua sắm

Tiến hành quy trình mua sắm bao gồm các hoạt động như:

• Lựa chọn người bán.
• Nhận phản hồi của người bán.
• Trao hợp đồng.

Lợi ích của việc tiến hành quá trình mua sắm là nó cung cấp sự phù hợp về kỳ vọng của các bên liên quan bên ngoài và bên trong thông qua các thỏa thuận đã được thiết lập.

Đầu vào của quá trình mua sắm thực hiện bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Tài liệu mua sắm.
• Tiêu chí lựa chọn nguồn.
• Danh sách người bán đủ điều kiện.
• Đề xuất của người bán.
• Tài liệu dự án.
• Đưa ra hoặc quyết định mua.
• Thỏa thuận hợp tác.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Kiểm soát mua sắm

Đây là quá trình giám sát việc thực hiện hợp đồng và sửa chữa hợp đồng theo hướng dẫn. Nó sẽ đảm bảo rằng người mua và người bán đều đáp ứng yêu cầu mua sắm theo các điều khoản của thỏa thuận pháp lý.

Đầu vào của kiểm soát mua sắm bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Hồ sơ mua sắm.
• Các thỏa thuận.
• Yêu cầu thay đổi được chấp thuận.
• Báo cáo kết quả công việc.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.

Đầu ra bao gồm:

• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Đóng mua sắm

Bước này liên quan đến việc ghi lại các thỏa thuận và các tài liệu khác để tham khảo sau này.

Đầu vào của công cụ này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Hồ sơ mua sắm.

Đầu ra của công cụ này bao gồm:

• Mua sắm đã đóng.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

Một bên liên quan là một phần không thể thiếu của bất kỳ dự án nào; quyết định của họ có thể để lại tác động sâu sắc đến các sản phẩm của dự án. Trong quá trình này, phần đầu tiên là xác định những người, nhóm hoặc tổ chức có thể tác động đến dự án trong khi phần thứ hai là phân tích kỳ vọng của các bên liên quan.

Nó cũng tập trung vào giao tiếp liên tục với các bên liên quan để hiểu nhu cầu và mong đợi của họ.

Xác định các bên liên quan

Đây là quá trình xác định các nhóm, con người hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Nó cho phép người quản lý dự án xác định các bên liên quan thích hợp.

Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan

Đây là quá trình chuẩn bị một chiến lược để có sự tham gia của các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án. Nó xác định kế hoạch rõ ràng, có thể hành động để tương tác với các Bên liên quan của dự án.

Đầu vào cho quản lý các bên liên quan trong kế hoạch bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Đăng ký các bên liên quan.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của cái này:

• Kế hoạch quản lý các bên liên quan.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

Trong giai đoạn này, các bên liên quan được thông báo để hiểu được mong đợi của họ, giải quyết các vấn đề và thúc đẩy sự tham gia thích hợp của các bên liên quan vào các hoạt động của dự án. Nó cho phép người quản lý dự án đạt được thành công của dự án mà không mâu thuẫn với quyết định của bên liên quan.

Đầu vào của giai đoạn này là:

• Kế hoạch quản lý các bên liên quan.
• Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
• Thay đổi nhật ký.
• Tài sản quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra của giai đoạn này là:

• Nhật ký sự cố.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan

Đây là quá trình giám sát sự tham gia của các bên liên quan vào dự án và điều chỉnh chiến lược theo yêu cầu. Nó sẽ làm tăng các hoạt động tham gia của các bên liên quan khi dự án phát triển và tiến triển.

Đầu vào cho giai đoạn này bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Nhật ký sự cố.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.
• Tài liệu dự án.

Đầu ra của giai đoạn này bao gồm:

• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Tóm lược

Trong hướng dẫn này, bạn đã học được:

Quản lý rủi ro bao gồm các quá trình tiến hành lập kế hoạch quản lý rủi ro, phân tích rủi ro, xác định và kiểm soát rủi ro trong một dự án.

Các bước này có thể được sử dụng để quản lý rủi ro trong một tổ chức:

• Nhận diện rủi ro.
• Đánh giá rủi ro.
• Phản ứng rủi ro.
• Giám sát và Kiểm soát rủi ro.

Quản lý mua sắm, bao gồm các quá trình mua hoặc có được các sản phẩm cần thiết để vận hành một doanh nghiệp. Đây là quá trình giám sát việc thực hiện hợp đồng và sửa chữa hợp đồng theo hướng dẫn

Sự tham gia của các bên liên quan tập trung vào giao tiếp liên tục trong suốt vòng đời của dự án. Quyết định của các bên liên quan có thể để lại tác động sâu sắc đến các sản phẩm của dự án.