Product roadmap là gì? Cách tạo product roadmap hiệu quả
Tạo product roadmap (lộ trình sản phẩm) là một công việc quan trọng của người quản lý sản phẩm.
Roadmap (Lộ trình) là rất cần thiết để điều phối quá trình phát triển sản phẩm. Product roadmap đảm bảo rằng các nhiệm vụ hàng ngày đang diễn ra phù hợp và đóng góp cho chiến lược kinh doanh của bạn.
Tại sao product roadmap rất hiệu quả?
Product roadmap có thể được sử dụng để:
- Ưu tiên các nhiệm vụ và sáng kiến.
- Theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu.
- Phối hợp hoạt động giữa các team.
- Xây dựng sự đồng thuận và hiểu biết trong các team.
- Tạo sự minh bạch, cả nội bộ và bên ngoài.
Product roadmap là một yếu tố chính cho bất kỳ doanh nghiệp đang phát triển nào và nên được xây dựng cùng với các báo cáo kinh doanh cơ bản khác như kế hoạch tiếp thị và kế hoạch kinh doanh. Chúng thậm chí có thể giúp thông báo chiến lược tăng trưởng tiếp thị của bạn.
Product roadmap là gì?
Product roadmap (Lộ trình sản phẩm) là một bản kế hoạch giúp vạch ra sự phát triển của sản phẩm của bạn theo thời gian. Product roadmap bao gồm danh sách các tính năng, ý tưởng, những công việc cần phải làm, từ các dự án nhỏ đến dự án quan trọng và cả những nỗ lực cần phải đạt được. Nó là một hướng dẫn hữu ích cho các team để lập kế hoạch nhiệm vụ và thực hiện chiến lược.
Product roadmap được tạo bởi các chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý nhằm mục đích truyền đạt các chiến lược, công cụ và sáng kiến sản phẩm cho cả nhà phát triển sản phẩm và các bên liên quan bên ngoài.
Về cơ bản, product roadmap là một tài liệu sẽ giúp theo dõi quá trình phát triển sản phẩm và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào quy trình đều hiểu rõ.
Cách tạo product roadmap
Product roadmap tuân theo định dạng tương tự như biểu đồ Gantt – một loại biểu đồ thanh ngang hiển thị thời lượng và thời gian của một số nhiệm vụ hoặc sáng kiến ở tất cả một nơi.
Vì các roadmap là các tài liệu linh hoạt, luôn phát triển do đó nên thiết kế chúng bằng các mẫu roadmap phù hợp và chỉnh sửa chúng trong một công cụ cho phép linh hoạt hơn (để dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật khi các ưu tiên thay đổi). Product roadmap cần làm nổi bật một dòng thời gian cụ thể, xác định các dự án trong dòng thời gian đó và kèm theo các team sẽ giải quyết từng dự án.
Có thể sử dụng Microsoft Excel hoặc Word để tạo product road map, tuy nhiên điều này khá tẻ nhạt và tốn thời gian.
Nếu bạn có ngân sách thì nên sử dụng một công cụ chuyên về thiết kế product roadmap. Các công cụ này được thế kế chuyên biệt và có sẵn nhiều mẫu giúp cho quá trình tạo product roadmap dễ dàng hơn nhiều (và ít tốn thời gian hơn!).
Lập kế hoạch cho product roadmap
Trước khi bước vào giai đoạn thiết kế product roadmap, bạn sẽ cần xác định hai thành phần chính: bạn đang tạo roadmap cho ai xem và bạn muốn lập kế hoạch trong tương lai bao xa.
Nội dung và cách trình bày roadmap của bạn phải phù hợp với đối tượng của bạn, vì các đối tượng khác nhau sẽ có những nhu cầu rất khác nhau.
Chẳng hạn, các bên liên quan bên ngoài có thể sẽ muốn có một cái nhìn ở cấp độ cao hơn về các sáng kiến chiến lược, cần được lên kế hoạch trong suốt nhiều quý đến một vài năm. Họ có thể quan tâm nhiều hơn đến các khoảng thời gian như ngắn hạn, trung hạn và dài hạn:
Mặt khác, các thành viên của nhóm sản phẩm sẽ muốn có một cái nhìn chi tiết hơn về các tính năng và nhiệm vụ cụ thể. Nó thường có ý nghĩa để lập kế hoạch này trong vài tuần hoặc vài tháng, thay vì nhiều năm.
Ngoài việc phù hợp với nhu cầu của đối tượng người xem, khung thời gian cũng phải hợp lý. Nó phải đủ dài để tạo ra những phát triển quan trọng trong dự án, nhưng đủ ngắn để có thể dự kiến thời hạn chính xác.
Đó là thông lệ tiêu chuẩn để tạo product roadmap theo năm, theo quý, theo tháng hoặc theo tuần.
Khi bạn đã xác định được đối tượng của mình và quyết định khung thời gian hợp lý, bạn có thể bắt đầu lắp ráp các phần khác của quá trình phát triển sản phẩm. Điều đó bao gồm:
- Mục tiêu và sáng kiến.
- Nhiệm vụ và yêu cầu thời gian của chúng.
- Ưu tiên nhiệm vụ.
- Những dấu mốc quan trọng.
- Nhiệm vụ phụ thuộc.
Khi bạn đã liệt kê tất cả các phần quan trọng đó, bạn đã sẵn sàng xây dựng product roadmap của mình.
Tạo product roadmap
Như tôi đã đề cập ở trên, một lộ trình sản phẩm thường được trình bày dưới dạng biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh ngang hiển thị các hoạt động, nhiệm vụ hoặc mục tiêu dọc theo trục y và ngày dọc theo trục x. Mỗi thanh trong biểu đồ đại diện cho một nhiệm vụ và kéo dài từ ngày bắt đầu nhiệm vụ đến ngày kết thúc nhiệm vụ (từ trái sang phải) để cho biết thời lượng và thời gian của nhiệm vụ.
Bạn có thể tạo product roadmap chuyên nghiệp từ đầu bằng bốn bước đơn giản sau:
- Thêm một thanh cho mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động.
- Nhóm các thanh theo team hoặc sáng kiến.
- Tạo ngăn xếp cho các thanh theo tính năng.
- Sắp xếp các thanh theo ngày bắt đầu hoặc ưu tiên.
Tôi sẽ trình bày chi tiết từng bước cho bạn.
1. Thêm một thanh cho mỗi nhiệm vụ hoặc hoạt động
Bắt đầu bằng cách đặt ra dòng thời gian của bạn từ trái sang phải, tạo các phân chia theo ngày, tuần, tháng hoặc quý. Sau đó, thêm một thanh cho mỗi nhiệm vụ theo lịch trình. Bắt đầu mỗi thanh tại ngày bắt đầu dự kiến của nhiệm vụ và kéo dài nó đến thời hạn nhiệm vụ dự kiến.
Tôi sẽ đưa ra một trường hợp đặc biệt mà sau này bạn có thể muốn thay đổi chiều cao của thanh, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn đảm bảo chiều cao của mỗi thanh là nhất quán giữa các tác vụ.
2. Nhóm các thanh theo team hoặc sáng kiến
Tiếp theo, tạo một số nhóm trực quan trong các nhiệm vụ của bạn. Các nhóm nhiệm vụ được sử dụng để thêm phân cấp và cải thiện khả năng đọc của biểu đồ Gantt và roadmap.
Nhóm nhiệm vụ sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và mục tiêu của bạn.
Nếu bạn đang cố gắng phối hợp các hoạt động của nhiều team trong một roadmap, các nhiệm vụ sẽ được nhóm theo team. Nếu roadmap tập trung vào các mục tiêu sản phẩm cấp cao hơn, các nhiệm vụ có thể được nhóm theo sáng kiến.
Và đừng quên thêm khoảng trắng giữa các nhóm để làm cho chúng hiển thị rõ ràng hơn.
3. Tạo ngăn xếp cho các thanh theo tính năng
Các tác vụ tuần tự là một phần của cùng một sáng kiến sẽ xuất hiện trong cùng một hàng. Điều này giúp giảm không gian lãng phí và biểu thị sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
4. Sắp xếp các thanh theo ngày bắt đầu hoặc ưu tiên
Vì chúng ta đọc từ trái sang phải và từ trên xuống dưới, do đó bạn nên đặt các sáng kiến bắt đầu trước (hoặc các sáng kiến ưu tiên) gần với đỉnh hơn.
Đó là tất cả để tạo một product roadmap.
Thực hiện theo bốn bước đơn giản này sẽ cung cấp cho bạn một product roadmap hoàn hảo. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đưa roadmap của mình lên một tầm cao mới, bạn có thể bổ sung thêm các phong cách thiết kế dựa trên các chi tiết cụ thể của sản phẩm, mục tiêu và đối tượng của bạn.
Hãy xem xét một số ví dụ thực tiễn tốt nhất để thiết kế product roadmap.
Thiết kế product roadmap
Sử dụng màu để phân loại các nhiệm vụ theo trạng thái hoặc mức độ ưu tiên
Màu sắc trong product roadmap được sử dụng tốt nhất để hiển thị một số thông tin chính về từng tác vụ, như trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của nó.
Để có mật độ thông tin tối đa, hãy sử dụng màu sắc để phân loại các nhiệm vụ thành các nhóm chưa được chỉ định ở nơi khác.
Ví dụ, trong biểu đồ mẫu của chúng tôi ở trên, các nhiệm vụ của chúng tôi đã được nhóm theo nhóm. Chúng ta có thể sử dụng màu sắc để phân loại các nhiệm vụ theo trạng thái (ví dụ: được lên kế hoạch, phê duyệt, trong quá trình phát triển hoặc hoàn thành):
Hoặc theo mức độ ưu tiên (ví dụ: mức độ ưu tiên cao, mức độ ưu tiên trung bình hoặc mức độ ưu tiên thấp):
Sử dụng thanh tiến trình để chỉ ra tiến độ nhiệm vụ
Một cách khác để bổ sung thông tin là coi mỗi thanh như một thanh tiến trình nhỏ. Phần trăm tiến trình của mỗi thanh có thể được sử dụng để thể hiện mức độ hoàn thành của mỗi nhiệm vụ.
Mặc dù bổ sung này có thể giúp đảm bảo rằng các dự án đang đi đúng hướng, nhưng nó nên được sử dụng một cách thận trọng.
Thanh tiến trình sẽ cần phải được cập nhật thường xuyên, đây sẽ là một trở ngại lớn.
Thêm vào đó, nhìn thấy sự tiến bộ về phía mục tiêu của bạn có thể mang lại cho bạn cảm giác sai lầm về thành tựu. Có thể khó ước tính chính xác tiến trình hướng tới một mục tiêu.
Sử dụng mũi tên để chỉ sự phụ thuộc
Các đường và mũi tên xuất hiện trong các roadmap để chỉ ra các kết nối giữa các nhiệm vụ liên quan, tương tự như những gì bạn có thể thấy trong biểu đồ luồng.
Thông thường chúng được sử dụng để chỉ ra sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Đó là, một mũi tên bắt nguồn từ một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ kế tiếp của nó bắt đầu.
Sử dụng biểu tượng để thể hiện các mốc quan trọng
Một biểu tượng trong biểu đồ Gantt tiêu chuẩn là biểu tượng kim cương được sử dụng để chỉ ra các mốc quan trọng của dự án như ngày phát hành, ngày xem xét hoặc ngày đăng xuất. Một cột mốc có thể là bất kỳ sự kiện nào không có thời lượng (tức là bất kỳ sự kiện nào không thể được đại diện bởi một thanh trên lộ trình).
Các cột mốc có xu hướng là các điểm kiểm tra dự án quan trọng cần nổi bật rõ ràng so với các thanh tác vụ. Thông thường nên tạo kiểu cho chúng bằng màu đỏ, đen hoặc xám đen để làm cho chúng dễ thấy:
Và nếu có thể, hãy đặt các mốc quan trọng phù hợp với các nhiệm vụ mà chúng áp dụng.
Tuy nhiên, nếu bạn có các mốc quan trọng áp dụng cho nhiều tác vụ hoặc nếu bạn muốn bao gồm chi tiết hơn như ngày hoặc số phát hành, bạn có thể thấy biểu đồ của mình bị lộn xộn. Trong trường hợp này, tốt hơn hết là kéo các thời hạn quan trọng ra dòng thời gian riêng biệt chạy dọc theo biểu đồ của bạn, với các ngày chính được biểu thị bằng các cờ nhỏ:
Sử dụng một đường chấm chấm để chỉ ra ngày hiện tại
Nó có thể hữu ích để thêm một chỉ báo trực quan của ngày hiện tại như là một công cụ so sánh cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
Sử dụng một đường chấm chấm kéo dài từ trên xuống dưới giúp dễ dàng so sánh ngày trên tất cả các nhiệm vụ.
Làm nổi bật các nhiệm vụ hoặc đường dẫn quan trọng
Một đường dẫn quan trọng là một chuỗi các nhiệm vụ có tác động trực tiếp đến ngày kết thúc dự án của bạn.
Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý thêm vào một đường dẫn quan trọng trong roadmap của mình, hãy sử dụng một màu tô sáng duy nhất để phác thảo các nhiệm vụ và nhấn mạnh các mũi tên phụ thuộc.
Màu đỏ thường được sử dụng để làm màu nổi bật, nhưng các màu khác cũng có thể được sử dụng, chỉ cần chúng tương phản với các màu xung quanh để tạo ra sự nổi bật về thị giác.
Loại bỏ các chi tiết không cần thiết
Đề xuất cuối cùng của tôi để xây dựng product roadmap là tránh thêm các nhiệm vụ rất nhỏ hoặc chi tiết không liên quan. Roadmap hiệu quả nhất tập trung nhiều hơn vào các chủ đề lớn hơn các chi tiết cụ thể về nhiệm vụ.
Một thay thế cho product roadmap tiêu chuẩn
Nếu bạn chỉ tập trung vào chiến lược sản phẩm cấp cao, product roadmap theo biểu đồ Gantt có thể là quá mức cần thiết. Có một vài tùy chọn đơn giản hơn để lập bản đồ các nhiệm vụ dự án theo thời gian.
Giữ cho nó đơn giản với một dòng thời gian quản lý dự án
Một dòng thời gian quản lý dự án đơn giản có thể được sử dụng để phác thảo các sự kiện lớn trong quy trình phát triển sản phẩm theo thứ tự thời gian. Đó thực sự là tất cả những gì bạn cần nếu chỉ muốn vạch ra những mục tiêu cấp cao.
Bạn thậm chí có thể thêm một chút chi tiết cho loại dòng thời gian dự án này bằng cách nhân rộng từng nhiệm vụ theo thời lượng của nó. Điều này cung cấp một bản tóm tắt trực quan nhanh chóng về một dự án duy nhất từ đầu đến cuối, như bạn có thể thấy trong dòng thời gian xây dựng nhà này:
Nếu bạn đi theo lộ trình của dòng thời gian dự án đơn giản, bạn có thể muốn siêng năng hơn về việc theo dõi tiến độ hàng tuần. Bổ sung lộ trình cấp cao với bản tóm tắt phát hành sản phẩm hàng tuần như bản tóm tắt này bao gồm các tính năng của sản phẩm và sửa lỗi:
Phần kết luận
Product roadmap hiệu quả có thể tăng cường giao tiếp trong một tổ chức, dẫn đến sự liên kết tốt hơn trong và giữa các team và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho những công việc thực sự được hoàn thành.
Cho dù bạn tạo product roadmap từ đầu hoặc từ một trong các mẫu roadmap có sẵn, hãy áp dụng các mẹo thiết kế này để đảm bảo roadmap của bạn giao tiếp hiệu quả:
- Sử dụng màu để phân loại các nhiệm vụ theo loại, trạng thái hoặc mức độ ưu tiên.
- Sử dụng thanh tiến trình để chỉ ra tiến độ nhiệm vụ.
- Sử dụng mũi tên để chỉ sự phụ thuộc.
- Sử dụng biểu tượng kim cương để thể hiện các mốc quan trọng.
- Làm nổi bật các nhiệm vụ hoặc đường dẫn quan trọng.