Kỹ thuật ước tính chi phí dự án & quản lý ngân sách

Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án được định nghĩa là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát chi phí dự án một cách hiệu quả. Nó xác định những chi phí cần thiết cho mỗi sản phẩm có thể phân phối. Chi phí của dự án có thể được ước tính từ nhiều nguồn quy trình khác nhau. Ví dụ như:

• Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS).
• Phát triển kế hoạch.
• Hoạch định nguồn nhân lực.
• Xác định rủi ro.

Các yếu tố đầu vào của quản lý chi phí bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Điều lệ dự án.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi, đầu ra của điều này là:

• Kế hoạch Quản lý chi phí.

Lập dự toán và chi phí cho dự án là một phần cực kỳ quan trọng của bất kỳ công việc quản lý dự án nào. Nhiều thứ được xem xét trong khi tính toán ngân sách cho dự án như chi phí lao động, mua thiết bị cần thiết, chi phí vật liệu, v.v.

Ước tính chi phí dự án là gì?

Dự toán chi phí dự án được định nghĩa là quá trình ước tính tổng chi phí của dự án. Độ chính xác của dự toán chi phí phụ thuộc vào độ chính xác và chi tiết của phạm vi dự án, là đường cơ sở phạm vi. Phạm vi cũng sẽ xác định bất kỳ ràng buộc nào như ngày tháng, tài nguyên hoặc ngân sách. Sổ đăng ký rủi ro sẽ giúp tính toán các loại chi phí ước tính, chi phí thực hiện sau hành động dự phòng và chi phí thực hiện để đối phó với rủi ro.

Để ước tính chi phí của dự án, bạn phải phân loại các loại chi phí khác nhau thành các loại như:

• Chi phí nhân công.
• Chi phí thiết bị.
• Chi phí vật tư.
• Chi phí du lịch.
• Chi phí đào tạo.
• Chi phí chung, v.v.

Các kỹ thuật được sử dụng để ước tính chi phí dự án

Để ước tính chi phí dự án một cách chính thức, có một số phương pháp (kỹ thuật) được sử dụng như sau:

• Ước tính tương tự:Kỹ thuật ước tính này dựa trên các đánh giá của chuyên gia và thông tin dựa trên các dự án tương tự trước đó. Trường hợp chi phí dự án tương tự đã thực hiện trước đây được xem xét cộng hoặc trừ 20% cho dự án hiện tại.
• Ước tính tham số:Dữ liệu hoặc bản ghi trong quá khứ được sử dụng để ước tính chi phí cho dự án hiện tại.
• Ước tính từ dưới lên:Khi bạn đã xác định phạm vi của dự án, đó là hình thức kỹ thuật đáng tin cậy nhất. Trong kỹ thuật này, dựa trên cấu trúc phân chia công việc (WBS), bạn ước tính chi phí cho từng tài nguyên hoặc sản phẩm được phân phối.

Tương tự như vậy, có những phương pháp (kỹ thuật) khác có thể hữu ích để ước tính chi phí như ước tính PERT, phân tích giá thầu của nhà cung cấp, v.v.

Lập kế hoạch ngân sách dự án

Mục đích chính của hoạt động này là phân bổ và ủy quyền các nguồn lực tiền tệ cần thiết để hoàn thành dự án. Đầu ra chính để xác định ngân sách bao gồm đường cơ sở hiệu suất chi phí. Nó không chỉ chỉ rõ chi phí nào sẽ phát sinh mà còn xác định thời điểm phát sinh chi phí. Các yếu tố đầu vào để xác định ngân sách bao gồm:

• Ước tính chi phí hoạt động.
• Cơ sở để ước tính.
• Đường cơ sở phạm vi.
• Lịch trình dự án.
• Lịch tài nguyên.
• Hợp đồng.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra của quá trình này là:

• Đường cơ sở hiệu suất chi phí.
• Yêu cầu ngân sách dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Việc lập ngân sách dự án được thực hiện song song với quá trình lập kế hoạch dự án. Nó phụ thuộc nhiều vào ba thành phần:

• Ước tính chi phí.
• Thời lượng tác vụ.
• Tài nguyên được phân bổ.

Trong quá trình lập ngân sách dự án, người quản lý dự án liên lạc với những người khác nhau chịu trách nhiệm quản lý các nỗ lực công việc cũng như ước tính chi phí dự án.

Anh ta sẽ sử dụng các triển vọng dự án khác nhau như cấu trúc phân tích công việc của dự án, ước tính chi phí, dữ liệu và hồ sơ lịch sử, thông tin tài nguyên và chính sách.

Nếu không có đánh giá rủi ro, quá trình lập ngân sách không được hoàn thành. Quá trình đánh giá rủi ro xem xét các yếu tố như thiếu hụt thời gian, nguồn lực sẵn có, kinh nghiệm của nhóm phát triển, công nghệ được sử dụng, v.v. Đánh giá rủi ro có thể chiếm khoảng 25 đến 30% tổng chi phí dự án.

Kế hoạch quản lý chất lượng dự án

Nhóm quy trình quản lý chất lượng bao gồm ba quy trình:

Kế hoạch quy trình chất lượng

Kế hoạch quy trình chất lượng liên quan đến việc xác định chất lượng tiêu chuẩn nào có liên quan đến dự án và cách thực hiện chúng. Nó cũng bao gồm việc xác định các thước đo chất lượng và các thước đo tiêu chuẩn cho các quy trình dự án, các yêu cầu tuân thủ quy định, chức năng sản phẩm, tài liệu, v.v.

Các yếu tố đầu vào của kế hoạch quản lý chất lượng bao gồm:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Đăng ký các bên liên quan.
• Đăng ký rủi ro.
• Tài liệu yêu cầu.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra cho quản lý chất lượng là:

• Kế hoạch quản lý chất lượng.
• Kế hoạch cải tiến quy trình.
• Chỉ số chất lượng.
• Danh sách kiểm tra chất lượng.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Đảm bảo chất lượng

Giai đoạn này chủ yếu bao gồm hai hoạt động, đầu tiên là phân tích chất lượng dự án và cải thiện chất lượng dự án. Đây là một quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và các kết quả từ việc đo lường kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng tiêu chuẩn chất lượng được duy trì trong suốt quá trình.

Đầu vào cho điều này sẽ giống như đầu ra của kế hoạch quản lý chất lượng trong khi đầu ra của quá trình này sẽ là:

• Thay đổi yêu cầu.
• Kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Kiểm soát chất lượng

Điều này sẽ được tiến hành để kiểm soát chất lượng trong suốt vòng đời của dự án. Nó xác định cách thức tiêu chuẩn chất lượng có thể tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định. Đầu ra của Đảm bảo chất lượng sẽ là đầu vào cho Kiểm soát chất lượng. Trong khi đầu ra sẽ là:

• Các phép đo kiểm soát chất lượng.
• Xác thực các thay đổi.
• Các sản phẩm đã được xác minh.
• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Quản lý nguồn nhân lực dự án

Quản lý nhân sự bao gồm quá trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo nhóm dự án. Nó bao gồm những người có vai trò và trách nhiệm được phân bổ để hoàn thành dự án. Quản lý nhân sự sẽ giải quyết bốn quy trình.

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực

Giai đoạn này xác định vai trò và trách nhiệm của dự án, sơ đồ tổ chức dự án và kế hoạch quản lý nhân viên.

Đầu vào cho hoạt động này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Yêu cầu về tài nguyên hoạt động.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Đầu ra cho hoạt động này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Có được nhóm dự án

Giai đoạn này xác nhận sự sẵn có của nguồn nhân lực và có được đội ngũ cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước. Trong khi đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Phân công nhân viên dự án.
• Lịch tài nguyên.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.

Phát triển nhóm dự án

Trong giai đoạn này, trọng tâm là cải thiện hiệu quả của nhóm, sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu suất tổng thể của nhóm và dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước. Trong khi đầu ra cho giai đoạn này sẽ là:

• Đánh giá hoạt động của nhóm.
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp.

Quản lý nhóm dự án

Quá trình này bao gồm theo dõi hiệu suất của thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề, cung cấp phản hồi và quản lý một nhóm để tối ưu hóa hiệu suất dự án. Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là đầu ra từ bước trước. Trong khi đầu ra cho giai đoạn này sẽ là:

• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Quản lý truyền thông dự án

Ở đây, truyền thông dự án không có nghĩa là tương tác bằng lời nói với nhau, mà là truyền thông tin liên quan đến dự án một cách hiệu quả với nhóm dự án, các bên liên quan, người quản lý dự án, v.v. Nó phải giải quyết các hành động và đánh giá rủi ro, kế hoạch dự án, quản lý cuộc họp và hành động, đánh giá và bước – các thông tin, v.v.

Quản lý truyền thông dự án chủ yếu bao gồm năm khía cạnh:

Trao đổi với các bên liên quan

Đây là quá trình phát triển một cách tiếp cận để giao tiếp với các bên liên quan một cách hiệu quả và hiểu được các yêu cầu của họ.

Đầu vào cho điều này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Đăng ký các bên liên quan.
• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra cho điều này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.
• Cập nhật tài liệu dự án.

Quản lý thông tin liên lạc

Đây là quá trình lưu trữ, phân phối, thu thập và truy xuất thông tin dự án phù hợp với một kế hoạch truyền thông.

Đầu vào của giai đoạn này sẽ là:

• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp.
• Nội dung quy trình tổ chức.
• Báo cáo kết quả công việc.
• Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc.

Trong khi đầu ra sẽ là:

• Truyền thông dự án.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật nội dung quy trình tổ chức.

Kiểm soát thông tin liên lạc

Nó là quá trình kiểm soát và giám sát giao tiếp trong toàn bộ vòng đời của dự án.

Đầu vào cho giai đoạn này sẽ là:

• Kế hoạch quản lý dự án.
• Truyền thông dự án.
• Nhật ký sự cố.
• Dữ liệu hiệu suất công việc.
• Nội dung quy trình tổ chức.

Trong khi đầu ra của giai đoạn này sẽ là:

• Thông tin hiệu suất công việc.
• Thay đổi yêu cầu.
• Cập nhật kế hoạch quản lý dự án.
• Cập nhật tài liệu dự án.
• Cập nhật quy trình tổ chức.

Tóm lược

Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát chi phí của dự án một cách hiệu quả. Nó giúp bạn ghi lại và theo dõi các chi phí thực hiện sau dự án.

Để biết rằng dự án của bạn được hoàn thành trong một thời hạn và ngân sách nhất định, chúng tôi sẽ xem yếu tố rủi ro nào cần giảm thiểu trong hướng dẫn tiếp theo.