Hướng dẫn Quản lý giá trị thu được (EVM)

Quản lý giá trị thu được (EVM - Earned Value Management) là một kỹ thuật được sử dụng để theo dõi tiến độ và trạng thái của một dự án và dự báo hiệu suất có thể xảy ra trong tương lai của dự án.

Đây là một hướng dẫn ngắn gọn giúp người đọc hiểu rõ những điều cơ bản về EVM và giải thích cách sử dụng nó để quản lý dự án tốt hơn.

Đối tượng độc giả

Nếu bạn là người quản lý dự án hoặc dự định trở thành một người quản lý dự án, thì điều quan trọng là bạn phải học EVM.

Điều kiện tiên quyết

Đây là một hướng dẫn cơ bản và không yêu cầu bất kỳ điều kiện tiên quyết nào. Tuy nhiên nó sẽ giúp bạn hiểu các khái niệm nhanh hơn nếu bạn có kiến ​​thức cơ bản về theo dõi dự án và quản lý dự án tổng thể.

Tổng quan về EVM

Quản lý giá trị thu được (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án nhằm theo dõi một cách khách quan việc hoàn thành công việc.

Cụ thể là:

• EVM được sử dụng để theo dõi tiến độ và trạng thái của một dự án và dự báo khả năng hoạt động trong tương lai của dự án.
• EVM tích hợp phạm vi, lịch trình và chi phí của một dự án.
• EVM trả lời rất nhiều câu hỏi cho các bên liên quan trong một dự án liên quan đến hiệu suất của nó.
• EVM có thể được sử dụng để hiển thị hiệu suất trong quá khứ và hiện tại của một dự án và dự đoán hiệu suất trong tương lai của dự án bằng cách sử dụng các kỹ thuật thống kê.
• Việc lập kế hoạch tốt cùng với việc sử dụng hiệu quả EVM sẽ giảm thiểu rất nhiều vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch và chi phí vượt mức.

EVM đã nổi lên như một chuyên ngành phân tích tài chính trong các chương trình của Chính phủ Hoa Kỳ vào những năm 1960, nhưng kể từ đó nó đã trở thành một nhánh quan trọng của quản lý dự án.

Vào cuối những năm 1980 và đầu những năm 1990, EVM nổi lên như một phương pháp luận quản lý dự án được các nhà quản lý và điều hành, không chỉ các chuyên gia EVM hiểu và sử dụng. Ngày nay, EVM đã trở thành một phần thiết yếu của mọi hoạt động theo dõi dự án.

Các yếu tố cơ bản của EVM

EVM bao gồm ba yếu tố cơ bản sau:

• Giá trị dự kiến.
• Chi phí thực tế.
• Giá trị thu được.

Tất cả ba yếu tố này được ghi lại một cách thường xuyên kể từ ngày báo cáo.

Giá trị dự kiến (PV)

Giá trị dự kiến (PV - Planning Value) còn được gọi là Chi phí công việc được lập kế hoạch (BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled). PV hoặc BCWS là tổng chi phí của công việc được lên lịch (được lập kế hoạch) tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

LƯU Ý: Tỷ lệ theo giờ là tỷ lệ mà sự nỗ lực sẽ được đánh giá cao.

Chi phí thực tế (AC)

Chi phí thực tế (AC - Actual Cost) còn được gọi là Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (ACWP - Actual Cost of Work Performed). AC hoặc ACWP là tổng chi phí được thực hiện để hoàn thành công việc tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

Giá trị thu được (EV)

Giá trị thu được (EV - Earned Value) còn được gọi là Chi phí công việc được ngân sách thực hiện (BCWP - Budgeted Cost of Work Performed). EV hoặc BCWP là tổng chi phí của công việc đã hoàn thành (đã thực hiện) tính đến ngày báo cáo.

Nó được tính như sau:

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

Tất cả ba yếu tố này có thể được bắt nguồn từ Cấu trúc phân chia công việc bằng cách liên kết chi phí với từng nhiệm vụ. Đối với một dự án lớn, sẽ là một công việc tẻ nhạt khi tính toán các yếu tố này theo cách thủ công. Các công cụ phần mềm lập lịch như Microsoft Project được sử dụng để tính toán ba yếu tố này.

LƯU Ý: % hoàn thành theo kế hoạch và % hoàn thành thực tế được trình bày ngay bên dưới.

% hoàn thành theo kế hoạch

Phần trăm công việc hoàn thành đã được lên kế hoạch vào ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Planned = PV / BAC

% hoàn thành thực tế

Phần trăm công việc đã thực sự hoàn thành trước ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Actual = AC / EAC

Phương sai chi phí (CV)

Phương sai chi phí (CV - Cost Variance) là một yếu tố rất quan trọng để đo lường hiệu quả hoạt động của dự án. CV cho biết dự án vượt quá hoặc dưới ngân sách.

CV có thể được tính bằng công thức sau:

Cost Variance (CV) = Earned Value (EV) − Actual Cost (AC)

Hoặc là:

Cost Variance (CV) = BCWP − ACWP

Công thức nêu trên đưa ra phương sai về chi phí.

• CV dương cho biết dự án dưới ngân sách.
• CV âm cho biết dự án vượt quá ngân sách.

% phương sai chi phí

% phương sai chi phí cho biết dự án vượt - hoặc dưới ngân sách theo tỷ lệ phần trăm.

% phương sai chi phí có thể được tính bằng công thức sau:

CV % = Cost Variance (CV) ⁄ Earned Value (EV)

Hoặc là:

CV % = CV ⁄ BCWP

Công thức được đề cập ở trên đưa ra phương sai về tỷ lệ phần trăm.

• % phương sai dương cho biết tỷ lệ % dưới ngân sách.
• % phương sai âm cho biết tỷ lệ % vượt quá ngân sách.

Chỉ số hiệu suất chi phí

Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI - Cost Performance Indicator) là chỉ số thể hiện hiệu quả sử dụng các nguồn lực của dự án.

CPI có thể được tính theo công thức sau:

CPI = Earned Value (EV) ⁄ Actual Cost (AC)

Hoặc là:

CPI = BCWP ⁄ ACWP

Công thức nêu trên cho biết hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực được phân bổ cho dự án.

• Giá trị CPI trên 1 cho thấy hiệu quả sử dụng các nguồn lực được phân bổ cho dự án là tốt.
• Giá trị CPI dưới 1 cho thấy hiệu quả sử dụng các nguồn lực phân bổ cho dự án chưa tốt.

Chỉ số hiệu suất chi phí để hoàn thành

Chỉ số hiệu suất chi phí hoàn thành (TCPI - To Complete Cost Performance Indicator) là một chỉ số cho thấy hiệu quả mà các nguồn lực trong dự án sẽ được sử dụng cho phần còn lại của dự án.

Nó có thể được tính bằng công thức sau:

TCPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − AC )

Hoặc là:

TCPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − ACWP )

Công thức được đề cập ở trên cho thấy hiệu quả mà nhóm dự án sẽ được sử dụng trong phần còn lại của dự án.

• Giá trị TCPI trên 1 cho thấy việc sử dụng nhóm dự án cho phần còn lại của dự án cần siết chặt.
• Giá trị TCPI dưới 1 cho thấy việc sử dụng nhóm dự án cho phần còn lại của dự án nên được nới lỏng.

Phương sai lập lịch (SV)

Phương sai lập lịch (SV - Schedule Variance) cho biết dự án đang chạy trước hoặc sau bao nhiêu.

Nó có thể được tính bằng công thức sau:

Schedule Variance (SV) = Earned Value (EV) − Planned Value (PV)

Hoặc là:

Schedule Variance (SV) = BCWP − BCWS

Công thức nêu trên đưa ra phương sai về lập lịch.

• SV dương cho thấy chúng ta đang đi trước kế hoạch.
• SV âm cho thấy chúng ta đang chậm tiến độ.

% phương sai lập lịch

% phương sai lập lịch cho biết dự án đang chạy trước hoặc sau tiến độ bao nhiêu theo tỷ lệ phần trăm.

% phương sai lập lịch có thể được tính bằng công thức sau:

SV % = Schedule Variance (SV) ⁄ Planned Value (PV)

Hoặc là:

SV % = SV ⁄ BCWS

Công thức được đề cập ở trên đưa ra phương sai về tỷ lệ phần trăm cho biết có bao nhiêu phần trăm công việc chưa được hoàn thành theo lịch trình hoặc bao nhiêu phần trăm công việc đã được hoàn thành vượt và cao hơn thời gian đã định.

• % phương sai dương cho biết tỷ lệ % trước thời hạn.
• % phương sai âm cho biết tỷ lệ  % chậm hơn so với kế hoạch.

Chỉ số hiệu suất lập lịch (SPI)

Chỉ số hiệu suất lập lịch (SPI - Schedule Performance Indicator) là chỉ số thể hiện hiệu quả của thời gian được sử dụng trong dự án.

SPI có thể được tính bằng công thức sau:

SPI = Earned Value (EV) ⁄ Planned Value (PV)

Hoặc là:

SPI = BCWP ⁄ BCWS

Công thức được đề cập ở trên cho thấy hiệu quả của nhóm dự án trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.

• Giá trị SPI trên 1 cho thấy nhóm dự án rất hiệu quả trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.
• Giá trị SPI dưới 1 cho thấy nhóm dự án kém hiệu quả hơn trong việc sử dụng thời gian được phân bổ cho dự án.

Chỉ số hiệu suất lập lịch để hoàn thành (TSPI)

Chỉ số hiệu suất lập lịch để hoàn thành (TSPI - To Complete Schedule Performance Indicator) là một chỉ số cho thấy hiệu quả mà thời gian còn lại của dự án sẽ được sử dụng.

TSPI có thể được tính bằng công thức sau:

TSPI = ( Total Budget − EV ) ⁄ ( Total Budget − PV )

Hoặc là:

TSPI = ( Total Budget − BCWP ) ⁄ ( Total Budget − BCWS )

Công thức được đề cập ở trên cho biết hiệu quả mà nhóm dự án nên sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.

• Giá trị TSPI dưới 1 cho thấy nhóm dự án có thể thong thả trong việc sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.
• Giá trị TSPI trên 1 cho thấy nhóm dự án cần làm việc chăm chỉ hơn trong việc sử dụng thời gian còn lại được phân bổ cho dự án.

Công thức khác trong EVM

Ngân sách khi hoàn thành (BAC)

• Ngân sách khi hoàn thành (BAC - Budget at Completion) là tổng ngân sách được phân bổ cho dự án.
• BAC thường được vẽ theo thời gian. Ví dụ: các khoảng thời gian báo cáo (hàng tháng, hàng tuần, v.v.)
• BAC được sử dụng để tính ước tính để hoàn thành (EAC - Estimate at Completion), được giải thích trong phần tiếp theo.
• BAC cũng được sử dụng để tính toán TCPI và TSPI.

BAC được tính theo công thức sau:

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

Ước tính để hoàn thành (ETC)

• Ước tính để hoàn thành (ETC - Estimate to Completion) là chi phí ước tính cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án.
• ETC được tính toán và áp dụng khi các giả định ước tính trong quá khứ trở nên không hợp lệ và phát sinh nhu cầu ước tính mới.
• ETC được sử dụng để tính ước tính khi hoàn thành (EAC - Estimation at Completion).

Ước tính khi hoàn thành (EAC)

Ước tính khi hoàn thành (EAC - Estimation at Completion) là chi phí ước tính của dự án khi kết thúc dự án.

Có ba phương pháp để tính toán EAC:

• Phương sai là điển hình - Phương pháp này được sử dụng khi các phương sai ở giai đoạn hiện tại là điển hình và dự kiến ​​sẽ không xảy ra trong tương lai.
• Các giả định ước tính trong quá khứ không hợp lệ - Phương pháp này được sử dụng khi các giả định ước tính trong quá khứ không hợp lệ và các ước tính mới được áp dụng cho dự án.
• Các phương sai sẽ hiện diện trong tương lai - Phương pháp này được sử dụng khi giả định rằng các phương sai hiện tại sẽ tiếp tục hiện diện trong tương lai.

Các công thức tính toán của ba phương pháp như dưới đây:

• AC + (BAC - EV)
• AC + ETC (Ước tính để hoàn thành)
• AC + (BAC - EV) ⁄ CPI

Phương sai khi hoàn thành (VAC)

Phương sai khi hoàn thành (VAC - Variance at completion) là phương sai trên tổng ngân sách khi kết thúc dự án.

Đây là sự khác biệt giữa chi phí dự kiến ​​ban đầu (cơ bản) của dự án so với chi phí dự kiến ​​hiện tại.

VAC được tính theo công thức sau:

VAC = BAC − EAC

% hoàn thành theo kế hoạch

Phần trăm công việc hoàn thành đã được lên kế hoạch vào ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Planned = PV ⁄ BAC

% hoàn thành thực tế

Phần trăm công việc đã thực sự hoàn thành trước ngày báo cáo. Nó được tính theo công thức sau:

% Completed Actual = AC ⁄ EAC

Ví dụ về EVM

Để minh họa khái niệm EVM và tất cả các công thức, hãy giả sử một dự án có chính xác một nhiệm vụ. Nhiệm vụ dự kiến hoàn thành trong 8 giờ, nhưng 11 giờ đã được sử dụng và ước tính cần thêm 1 giờ nữa để hoàn thành. Cuối cùng nhiệm vụ đã được hoàn thành với tổng thời gian là 12 giờ.

Giả sử chi phí 1 giờ (Hourly Rate) là 100 đô la.

Ta sẽ có các thông tin sau:

• Hourly Rate = $100.
• Total Hours Planned = 8 giờ.
• Total Hours Spent = 11 giờ.
• Estimate to Completion (ETC) = 1 giờ * Hourly Rate = 1 x $100 = $100.

Sử dụng các thông tin này để tính toán như sau:

PV or BCWS = Hourly Rate × Total Hours Planned or Scheduled

PV = $100 × 8 hours = $800

AC or ACWP = Hourly Rate × Total Hours Spent

AC = $100 × 11 hours = $1100

EV or BCWP = Baselined Cost × % Complete Actual

EV = baseline of $800 × 91.7% complete = $734

(LƯU Ý: % hoàn thành thực tế (được tính ở bên dưới) là 91,7%)

BAC = Baselined Effort − hours × Hourly Rate

BAC = 8 hours × $100 = $800

EAC = AC + ETC

EAC = 1100 + 100 = $1200

VAC = BAC − EAC

VAC = $800 − $1200 = −$400

% Completed Planned = PV ⁄ BAC

% Complete Planned = $800 PV ⁄ $800 BAC = 100%

% Completed Actual = AC ⁄ EAC

% Complete Actual = $1100 AC ⁄ $1200 EAC = 91.7%

SV = Earned Value (EV) − Planned Value (PV)

SV = $734 EV − $800 PV = −$66

SPI = Earned Value (EV) ⁄ Planned Value (PV)

SPI = $734 EV ⁄ $800 PV = 0.91

CV = Earned Value (EV) − Actual Cost (AC)

CV = ($734 EV − $1100 AC) = −$366^*

* cho biết chi phí bị thấu chi

CPI = Earned Value (EV) ⁄ Actual Cost (AC)

CPI = $734 EV ⁄ $1100 AC = 0.66^*

* cho biết vượt quá ngân sách

Những điểm cần nhớ của Quản lý giá trị thu được (EVM)

1. Quản lý giá trị thu được (EVM - Earned Value Management) là một kỹ thuật được sử dụng để theo dõi tiến độ và trạng thái của một dự án và dự báo hiệu suất có thể xảy ra trong tương lai của dự án.
2. Quản lý giá trị thu được (EVM) bao gồm ba yếu tố cơ bản: giá trị dự kiến, chi phí thực tế và giá trị thu được.
3. Phương sai chi phí (CV) là một yếu tố rất quan trọng để đo lường hiệu quả hoạt động của dự án. Nó cho biết dự án vượt quá hoặc dưới ngân sách.
4. Phương sai lập lịch (SV) cho biết dự án đang chạy trước hoặc sau bao nhiêu.

Project Management