Giới Thiệu Blue Prism

RPA (Robotic Process Automation) là quá trình tự động hóa các tác vụ thông thường bằng cách sử dụng robot phần mềm sao cho các tác vụ này được thực hiện tự động mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người.

Những nhiệm vụ này bao gồm quản lý CNTT, hoạt động bán hàng, quy trình mua sắm, nhập dữ liệu, trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo tự động, vận hành dịch vụ khách hàng, v.v …

Hướng dẫn này cung cấp hiểu biết cơ bản về RPA và triển khai bằng Blue Prism.

Đối tượng độc giả

Hướng dẫn này được nhắm mục tiêu cho người mới bắt đầu trong RPA và cung cấp cho bạn sự hiểu biết cơ bản về công cụ từ đó có thể được đưa đến trình độ chuyên môn nâng cao.

Điều kiện tiên quyết

Không có điều kiện tiên quyết để học RPA. Một chút phương pháp phân tích và tư duy logic để xây dựng một quy trình là bắt buộc.

Giới thiệu về RPA

Robot là một cỗ máy bắt chước người dùng thực hiện các tác vụ khác nhau, chẳng hạn như nhấp chuột, điều hướng, gõ bàn phím, v.v …

Chuỗi các hoạt động có ý nghĩa có thể liên quan đến nhiều hệ thống hoặc ứng dụng tạo nên một quy trình.

Tự động hóa là chuỗi các bước được thực hiện mà không có sự can thiệp của con người (một khi được cấu hình).

Robot tự động hóa quy trình

Robot tự động hóa quy trình (RPA – Robotic Process Automation) cho phép sử dụng robot phần mềm thay vì con người để điều khiển doanh nghiệp.

Nó được sử dụng để tự động hóa các tác vụ thông thường để người dùng có thể tập trung hoàn thành các tác vụ phức tạp thay vì công việc thường ngày bằng tay. Điều này sẽ giúp giảm lỗi của con người.

Lợi ích RPA

Sau đây là những ưu điểm của RPA:

• Xây dựng quan điểm thống nhất của khách hàng.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng năng suất của nhân viên.
• Chính xác và chất lượng hơn.
• Chi phí hiệu quả.
• Giảm tới 80% AHT (Thời gian xử lý trung bình).
• Giảm tới 90% ART (Thời gian giải quyết trung bình).
• ROI (Return on investment – Lợi tức đầu tư) tăng trung bình trong vòng 3 tháng.

Các công cụ RPA

Chúng tôi có các công cụ phổ biến sau đây có sẵn trên thị trường cho RPA:

• Blue Prism
• Automation Anywhere
• Ui Path
• Work Fusion
• Open Span

Công dụng của RPA

Sau đây là các công dụng của RPA:

Kịch bản nhập dữ liệu kép

Dữ liệu được nhập thủ công vào hệ thống và không cần phải nhập lại vào hệ thống khác.

RPA sẽ giúp con người làm việc đó vì các hóa đơn được lập chỉ mục trong quy trình làm việc và sau đó được nhập lại thủ công trong ERP.

Đi theo quy trình

Đầu vào đến từ các hệ thống khác nhau như trang web cho đơn đặt hàng của khách hàng, hóa đơn bán hàng, email hoặc tệp excel phải được nhập vào ERP.

Tuy nhiên, nếu đầu vào sạch và các quy tắc được đặt ra rõ ràng thì việc nhập dữ liệu có thể được thực hiện thông qua RPA.

Tích hợp ảo giữa các hệ thống khác nhau

Các hệ thống độc lập, hệ thống cũ, ERP hoặc hệ thống công việc thường không giao tiếp với nhau.

Việc tích hợp chúng sẽ tốn hàng triệu đô la và thời gian CNTT quý giá, RPA có thể cung cấp tích hợp đơn giản kết nối các hệ thống khác nhau ở cấp độ giao diện người dùng.

Đáp ứng yêu cầu trích xuất dữ liệu và phản hồi

Khi dữ liệu và yêu cầu báo cáo đến từ nhiều phòng ban, nhà cung cấp và thậm chí là khách hàng cuối.

Nhân viên sẽ phải đăng nhập vào hệ thống để trích xuất dữ liệu, định dạng dữ liệu và gửi email đến người yêu cầu.

RPA rất phù hợp cho các nhiệm vụ dựa trên quy tắc như vậy.

Ra quyết định dựa trên quy tắc

RPA có thể thực thi các nhiệm vụ dựa trên quyết định với điều kiện các quy tắc thúc đẩy các quyết định đó được đặt ra.

Chẳng hạn, trên hóa đơn đến từ nhà cung cấp tiện ích, RPA có thể thay đổi điều khoản thanh toán thành “ngay lập tức” từ bất kỳ thứ gì có trên hóa đơn.

Vòng đời của RPA

Vòng đời của RPA được đưa ra dưới đây:

Phân tích và xác định

Bước một trong vòng đời của RPA là phân tích một vấn đề kinh doanh để phát triển RPA. Điều này thường được thực hiện bởi các nhà phân tích kinh doanh và kiến ​​trúc sư RPA.

Các quy trình có thể được tự động hóa được xác định, các mốc thời gian cho sự phát triển được quyết định, phương pháp tiếp cận được ghi lại và sự phê duyệt được lấy từ các bên liên quan để bắt đầu phát triển.

Triển khai thực hiện

Các nhà phát triển RPA làm việc dựa trên các yêu cầu trong môi trường phát triển để tự động hóa các quy trình thủ công.

Quá trình triển khai được thực hiện trong trình hướng dẫn và đây là một yêu cầu hạn chế để thực hiện mã hóa trong việc phát triển các bot.

Kiểm tra

Trong giai đoạn này, các bot được kiểm tra để đánh giá chất lượng và sửa lỗi nếu có.

Chạy

Sau khi bot được kiểm tra kỹ lưỡng, nó sẽ được triển khai để người dùng bắt đầu sử dụng nó.

Nó bước vào giai đoạn bảo trì trong đó các yêu cầu hỗ trợ và thay đổi cho bot được giải trí và các lỗi được khắc phục với hiệu quả ngay lập tức.

Các loại Robot trong RPA

Có hai loại robot trong RPA như dưới đây:

• Back-end office robot.
• Font-end office robot.

Back-end office robot

Sau đây là các tính năng chính mà back-end office robot hỗ trợ:

• Back-end office robot sẽ chạy không cần giám sát.
• Back-end office robot có chế độ hàng loạt (batch mode).
• Back-end office robot chạy trong môi trường ảo.
• Back-end office robot không được giám sát bởi bất kỳ ai.
• Back-end office robot hỗ trợ gửi trạng thái đến máy chủ, để nó biết ngay lập tức khi robot ngừng hoạt động.
• Back-end office robot giúp giảm lỗi và có hiệu quả về chi phí.

Font-end office robot.

Sau đây là các tính năng của font-end office robot:

• Font-end office robot chia sẻ cùng một máy trạm như một nhân viên có quyền kiểm soát vị trí và thời điểm sử dụng.
• Font-end office robot không thể hoạt động độc lập mà cần sự can thiệp của con người.
• Người dùng kích hoạt những robot này và chúng chỉ chạy dưới sự giám sát thủ công.
• Font-end office robot hoạt động từ máy cục bộ và không thể chạy hoặc lên lịch từ xa.

Blue Prism là gì?

Blue Prism là một công ty phần mềm có trụ sở tại Vương quốc Anh cung cấp một trong những công cụ tự động hóa quy trình robot hàng đầu – phần mềm Blue Prism.

Blue Prism được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ thông thường để chúng có thể hoạt động mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.

Blue Prism có được lợi thế so rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh vì nó có tính bảo mật, tính linh hoạt, khả năng mở rộng, tuân thủ và khả năng phục hồi tốt hơn.

Những lợi ích của Blue Prism

Sau đây là những lợi ích mà Blue Prism mang lại:

• Tạo và hỗ trợ một lực lượng lao động kỹ thuật số có sức mạnh công nghiệp và quy mô doanh nghiệp.
• Không yêu cầu kỹ năng CNTT để thực hiện.
• Có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn từ 4 đến 8 tuần (Bắt đầu để kết thúc).
• Có chi phí rất thấp so với TCO của các giải pháp thay thế.
• Cung cấp khả năng hoàn vốn lớn với lợi nhuận tự cấp vốn và ROI cao tới 80%.
• Có thể được quản lý trong các quy trình và cơ sở hạ tầng CNTT